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电子档案管理编号规则5篇

时间：2022-08-30 19:55:03 公文范文来源：网友投稿

电子档案管理编号规则5篇电子档案管理编号规则　ics　35.240.10L　67中华人民共和国国家标准GB/T　17678.1一1999CAD电子文件光盘存储、　归档与档案管理要求下面是小编为大家整理的电子档案管理编号规则5篇,供大家参考。

电子档案管理编号规则5篇

篇一：电子档案管理编号规则

　35. 240. 10L

　67中华人民共和国国家标准GB/T

　17678. 1一 1999CAD 电子文件光盘存储、

　归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理Requirements

　for

　optical

　disk

　storage,filing

　and

　archival

　management

　CAD

　electronic

　recordsPart

　:Filing

　and

　archival

　management

　CAD

　electronic

　records1999一 02一 26 发布1999一 10一 01 实施国家质量技术监督局发布

　GB /T

　17678. 1- 1999目次前言 ····························· ································ ·································· ················⋯ ⋯1 范围 ····。

　·····················································。

　····················································⋯⋯ 12 引用标准 ······················。

　·········································································。

　········⋯⋯ 13 定义 ·························4 ··························································· ··········4············⋯⋯ 24 总则 ··············································· ·····························································，5

　 CAD电子文件的收集积累····················································································⋯⋯ 25. 1 收集范围 ········ ······················。

　······ ························ 。

　······ ····························· ⋯⋯ 25. 2 收集积累要求 ································································································⋯⋯ 26

　 CAD电子文件的整理、鉴定与归档 ·。

　································。

　···························· ········。

　·⋯ 36. 1 整理方法 ················································································ ·· ················。

　·⋯⋯ 36. 2 归档电子文件格式要求 ····················································································⋯⋯ 46. 3 归档电子文件的完整性、有效性和安全性·······················。

　·······。

　··················， ············⋯⋯ 46 .4 归档电子文件的鉴定与检查 ············································ ···⋯⋯‘··.··一 ’二 ’· ’二 ’二 ’·”” 46.

　5 归档程序 ·······。

　·····························。

　································。

　·································一 46.

　6 归档电子文件的状态与数量 ·············。

　·························································⋯⋯‘’‘.“‘ 57 电子档案的管理 · ········································· ··············。

　···································。

　·⋯⋯ 57. 1 管理要求 ·························································· ·············· ····························⋯⋯ 57.2保管环境 ·························· ····················································· ······················， ·⋯ 57.3检测与维护 ·······························，- ··································································⋯⋯ 57.4利用 ············································································· ········ ·····················⋯⋯ 57.

　5 统计 ············································································································⋯⋯ 57.

　6 鉴定与销毁 ····························· ··. . . ························· 。

　·····································⋯⋯ 5附录A(提示的附录)CAD电子文件积累登记表 ·..............................................................

　7附录B(提示的附录)电子档案登记表 ·······。

　···························································· ⋯⋯ n附录C(提示的附录)电子文件使用权限保护登记表 ············································ ······⋯⋯ 17附录D(提示的附录)计算机软件产品登记表 ················， ········。

　··································⋯⋯ 21附录 E(提示的附录)CAD 电子文件归档流程图·························································⋯⋯ 221. ⋯⋯ 2

　GB/T

　17678.1- 1999前言

　国家标准《 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》规定了计算机辅助设计(下称CAD)电子文件光盘存储、归档工作程序、工作环境和档案管理的要求。

　本标准规定的CAD 电子文件存储、归档及档案管理方法有别于纸质文件的归档与档案管理方法。

　本标准中有关的档案术语均引自DA/T

　1- 1992《档案工作基本术语》

　在《 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》总标题下，包括两个标准:

　GB/T

　17678. 1- 1999

　 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理

　GB/T

　17678. 2- 1999

　 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构

　本标准为第一部分

　本标准中的附录 A ,附录 B、附录C ,附录D、附录 E 都是提示的附录

　本标准由国家档案局提出

　本标准由国家档案局经济科技档案业务指导司归口。

　本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、航天工业总公司档案馆。

　本标准主要起草人:商平安、吴筑清、杨少田、沈莹、王岚、李培力、赵中新、冯丽伟

　中华人民共和国国家标准

　CAD电子文件光盘存储、

　归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理G B /T

　17678 .

　1一 1999

　R equi rements

　for

　optical

　disk

　storage ,filing

　and

　archival

　management

　C A D

　electronic

　recordsP art

　: Fili ng

　and

　archival

　management

　C A D

　el ectronic

　records范围

　本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。

　本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。

　将已归档的纸质文件、图纸输人光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。2引用标准

　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

　GB/T

　7408- 1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法(eq v

　ISO

　8601:1988)

　GB/T

　8566- 1995 信息技术软件生存期过程

　GB/T

　8567- 1988 计算机软件产品开发文件编制指南

　GB/T

　9385- 1988 计算机软件需求说明编制指南

　GB/T

　9386- 1988 计算机软件测试文件编制规范

　GB/T

　17678.2- 1999

　 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织

　结构

　GB/T

　17679- 1999

　 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试

　GB/T

　17825. 1- 1999

　 CA D 文件管理总则

　GB/T

　17825. 2- 1999

　 CAD文件管理基本格式

　GB/T

　17825. 3- 1999

　 CA D 文件管理编号原则

　GB/T

　17825. 4- 1999

　 CAD 文件管理编制规则

　GB/T

　17825. 5- 1999

　 CAD文件管理基本程序

　GB/T

　17825. 6- 1999

　 CAD 文件管理更改规则

　GB/T

　17825. 7- 1999

　 CAD文件管理签属规则

　GB/T

　17825. 8- 1999

　 CAD 文件管理标准化审查

　GB/T

　17825. 9- 1999

　 CAD文件管理完整性

　GB/T

　17825. 10- 1999

　CAD文件管理存储与维护国家质量技术监督局1999一 02一 26 批准1999一 10一 01 实施

　GB /"r

　17678.

　1 一1999定义

　本标准采用下列定义:3.1 电子文件 e le ctronic

　re cords

　能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。3.2

　CAD 电子文件 CAD

　e le ctro nic

　re cords

　由CAD系统产生的电子文件。3.

　3 电子档案 electronic

　archives

　具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明总则4.1

　CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。4.2根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。4.3为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CA D 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”4. 4

　CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。4.5对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。4.6电子档案应一与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。4.

　7归档的CA D 电子文件格式应符合GB/T

　17825.

　1- 17825.

　10 中CAD 文件管理的各项规定。CAD 电子文件的收集积累5.1收集范围

　在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD 技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下:5.1.1 图像文件:由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件;5.1.2图形文件:由CAD 系统生成的二维、三维图形文件;5门.3数据文件:各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。5.1.4文本文件:一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。5. 1. 5 计算机程序(命令文件) 计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软...

篇二：电子档案管理编号规则

点《归档文件整理规则档号编制的原则与要求(之三) 文／丁德胜是住文什祭过程rfl峨予的，体现繁规I j! l J井包含【 JI

　艾件类别、排州Ⅲ砸序等素的一组数：、7 符的集合。

　能够映案的基，指示档案宗·{Jn， Jf

　，

　归挡 _ 艾f，f=的 “身份证”。

　档号编制原则 1

　994 q|发布的 ‘编制规 l J !I J》 (D ＼ T l3 94)址观范编静j的 ·

　审。该标准定的编制规辽用] 他统卷法祭f"l !n9档案，但讣通用 1 U It i足什的档编制。小过，该 M J J!I J

　确定的唯一、

　q【_ I "I -、饱定性、扩充、简 I"kBi(o!t J L7~_ 『爻基小的编订法是比较利学、

　的，

　该为0 1

　艾什的号编制昕川。

　1．唯一性原则 I 指代单 ‘，1 川编号对象J、

　05j { = 予不代，

　个代 5 丧爪一个编 Ij对象。也忱址蜕，一个 ’

　能对应一‘什史什，I 雌一肚，不能fn州复现象。

　2．合理性原则 P ’结构必须j I档史什的祭分炎体系十¨逝。档号保特究，不随意增圳或减少种代码。

　3．稳定性原则 - 纶确定， ·收不随意改变。

　埘必坝收的档 ‘，

　文件 [1

　故 26 山档票 20l 6 l2 所仃 I火检索具、数拊库 lI做出川修改。改变号时，还』、

　汁叫悄号。

　4．扩充性原则 i

　必坝留有遁 1的递增艟，以便适集 1 断允的需甍。

　5简单性原则 {

　J求简短 J r"以便减少代斧错，一竹贮空I 1i J’提青处理效。

　档号的结构个=宗号档案焚代码一年度竹期限机卞勾【问题)代什号(如 l所爪) 图规划_ J]中当文什的结构时，

　l JI

　档文什 911》 (以卜简称规则》)充分借惨 J 《挡 ‘编制 I J!l J》【fI的合理分，许尽jl：

　j传统立卷法祭硝的}_ " I{案的以及照片、求音、录像等他形式档案的号 I衔接。

　《规则建议以 “年度保管期饥构 (问题 )”分类法为准确定结构。作⋯『 Ill此选择的 I

　有二：一址馊f 馆室衔接；

　是考虑剁机卡勾 (问题 )为档号结构If，选择项，

　此 l』丁以保持档结构的易辨度 (网定项放作 t

　}fl构 (I 1 日题)代 5 保管期限档案rJ类代码年l

　伞宗‘；例如：Z109 WS-2011 BGS 0001。

　其中，

　乍边为上化代，打边为H 代码一、卜化代码之I " HjI~ 供线 “”连接，

　一城代码之用间 “-”隔于F。

　刈‘j：规模较小或公1 艾办瑚程序不适 j 按机构 (问题 )分炎的，

　则》建议档号小结十勾的基础，竹略机构 (问题) 代码，

　纬 f．勺为：

　个=宗号俏案 ¨ 代 _ 5．年度期限什 J-(~H 2所永)

　例l 『 l1l：Zl09 W S-2012 D30 0001。

　图2 住档I 占构的侧，保前段一致)。⋯此《规矬 ’义号的jt

　小结构为：

　件‘

　保管期限悄案】

　"J类代码度伞宗号需要蜕叫的是，仃些 ¨和地 l墨为解 }

　匝档棠数副本或电史什命、编I

　t。

　求使』t

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　慨的，进 ‘编制 H f’町以 f1：l

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　‘．-{"l h]Ji ]『州隔 r “·”隔 J

　ro 档号编制要求和方法 1．编制要求￡ 91l j》捉 ttl的{ i

　jI J充分号虑 _ r 粲炎 1：

　的状，以，之饥天f¨ 案馆，I

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　法规范 ( 个 4-：

　川【 Jelf } 识等) 的，建议按《驯》的求世”叫恪。

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　敢，}i _小述问题，辽能满址{= J【关案僻干¨世 1

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　J／J＼的，ll J以虑 ’定时内保持 1 。RJ使此，i L!Z’

　世免出现在个城IjJ f i- = 多种中当}

　。

　汁勾或档案进馆 fi ij；~采川 ·

　号纳均的情形，即要避 r 见“一地彩 ’戒 “ 一

　ll l』

　，则容造成案源削，l

　竹 kL。

　2编制方法 (1) l 个棠i" i’

　给、

　卡当单他编的代l Jl

　J4f fL数或 f" 土Lj数字 n0结怀 !，核号编制 I J1『 J》编制。

　l A -J

　l J!I J

　If{数字成，也l ·J’采 “字符 } _数字”n0『J

　编制，

　：符为伞宗属炎代码。个 Ij 1 4化的．．、

　全宗号前补，

　21个=

　i号 {1

　为“0021”；

　宗号筇一·化为个=宗腻类代码的，则应在伞宗炎代之J,i、数旧冬，嘲IA12全宗，档号IfIJ1

　为“A012”。

　(2)

　窠代码。l ，I

　i义什的档案炎代妈f『J“迎 }5’’2位汉拼肯字母 “wS”标、 1。Jr：fi ll

　]类档案，比『』[1 照片、

　录青、录像、科技、专业俏案，参照规l iT, J) ) 进整理_I1 f， ¨类代码以分别没置为 “ZP⋯ ‘I “I X⋯ ‘KJ⋯ ‘ZY”；科技、々 1『 I，门类需。

　分的，参照利技术档案案卷十勾成n n殳要求》(( B ／T 1 l822— 2()08)和 ( qt

　宋攘夺专业档案¨录执"。

　(3)年度。

　度为文件度，以4位 I，l J

　拟 I数 } 公7 纪年，如 “2010”。

　(4)保 I 限。按照刚家 1 ：、 Ij棠局机父史f， f=材料』』J 范围和文 l汁集保管期限规定》，保符期限分为永久、定期两种，定1f 』j一般分为30 4t~和10年。你管期限水久、定其¨30，巾、定期 l0q：，分别以代码 “Y”“1)30”“D10”标识。

　案整理 l}

　使J} J其他发的定期保僻期限，其保管期代码为 “I) 度”。如定 5q- ：杯识为 “D5”，定 15 标识为 “1)15”。

　(5)饥佝 ( 题)代码。机 ( 题)代码采 3位i 拼字坶或阿批f『{数字标 {J

　，如办公" dr川 “BGS”等。l

　殳件术按照饥构 ( 题)分类的，竹略仉构 (问题 )代蚂。

　(6)什 f - "t：

　是件I 』l

　义什住一个保管期限排州的顺序 ‘，jtJ4fT ~L阿扣伯数字怀识，1 4他的，前面川1⋯0’补足，如 “0026”。什 f、

　分类方案的最低 ·级类【l_

　，按文ft ：- f：

　tl -列顺序从 “0001”开始标注。

　归档章归档章是档号在纸质文件上的具体体现。在电子文件上，可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式住归梢文件上对挡号进行标识。不过，这种标识并不是必备的，各地区各部门可以在不增加整理负担的前提下 (比如电子文件本来就具备条形码等)，根据具体情况灵活学樨。

　1．归档章样式规则规定，归档章将档号的组成部分，即全宗、年度、保管期限、件 ·，以埂贝数作为必备项，机构 (问题)可以作为选择项。在佯式《规 1 )!I J》维持六格章样式不变，规为 [~45rnm，宽16ii1Ill，分为均的6格 (r jLI冬13)。为贯彻 “简化祭理”的念，

　一股小建议 ‘t【

　』J【】其他额外项 E1，}

　给祭工作带求1 必望的负。

　(伞 ( 耍)

　(什l

　)

　件I LiJ , h’ ⋯ 题)

　(

　倚期 )

　(幔数)

　4 — —

　一

　3×15 图3归档章式样在项fl化个=宗号、4l

　C J~、机歧川题、保管i! JJl q44 顼口住 If 啪0似保持小变，事编件 l 收为什 F 1，编什 ‘ 改为数。

　- fiTS7这川 f 按照行个J"0¨1住章：i " r" jf LJ Jt -7：S，可随意训换，以方 f i越，他十案的管 l 祠JfI j川。

　需要 U】f19垃， 3中J

　Jl】

　括；的文为提示戈，址J r1】来说l1 J】符 ‘项口归俏章 q,f r， Jf ，戎际制f i：【 ¨ 时几坝划出，以减 q,l Jq 章的人小，

　1，竹章 JtJ的空。j f 怀仃 “ ” 0机题项为选择项，1 按机构 (川 )分类的，门章 lI

　接} ：fi

　刚n T。对于 P 啪材顷fII外肜，《则 tt一汝仃 UII以定，

　单位1tJ‘以方使用为 ⋯『{{i选择。

　2．盖章要求纸顷 _ 殳什，f1，归章逐什怀识每一什 If"1艾什上，以日』】确文什在全宗中的 “ 杯”。归档章 _舟i} l 『 J【 J盖在归档文件首页 }

　端居中的空白化置。如果领导批示或收文章等占用上述他髓，可将归档章盖在酋的其他空白化，似以上端为宜。归档章要压住文什中迹，也不宜与批示文字或收文章等交义。艾什白‘贞确无盖章位置或币要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附． f i~7{Di ] 审。光荣册等光面刷义件材料，n 厄法盖章，

　也无法存文rf ：

　页前另附纸，可存材料 l』、 j第一页上端m0空白位置圳j 章。统计报表等横=I _ l：文件，在文件侧聃中位置 l JJn盖归卡当章。

　住归睢填上，全宗、年度、保管 }ff 】限、件号为必备项，按照水节号编制恻的有关水填【1『 J可， i ．f f：

　不足4位的，不需补 ⋯o’。页数也是必箭项，为_ 厂1

　文件中有字页面的数量，用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项，同样按照档号编制规01l J的有关要求填写 (

　图4)。

　Z109 0l】

　l I{GS Y 45 图4 归档章示例一不过，为了方便识读，便于手工管理，

　归档章保管期限也可以使用 “永久⋯ ‘30 年⋯ ‘lO年”简称标识，机构 (问题)也可以用 “办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的，则可根据分类方案，直接填写 “党群⋯ 行政⋯‘业务”等 (见图5)。

　Zl09 20ll 1 办公室永久 45 图5 归档章示例二填写归档章项目时应使用符合档案动态保护要求的字迹材料，如碳素墨水、耐久性好的签字笔等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构 (问题)等，有条件的单位可以直接刻在归档章卜进行加盖，以减少填写项目的工作量。躅作者单位责任编辑国家档案局巩慧档案与首都城市发展暨北京档案史料创办3oN年座谈会”召开 l1月16日，“档案与首都城市发展暨《北京档案史料创办30周年座谈会”在北京市档案馆召开。来自北京大学、中国人民大学、中国社会科学院、北京市社会科学院、首都师范大学、北京联合大学、中国第一历史档案馆等单位的专家学者及北京档案史料的老编辑代表等参加了会议。

　1986年，北京市档案馆依据国家开放历史档案的决定，创办了《北京档案史料》季刊，由北京市档案馆编研处主办。

　北京档案史料》是一份学术性、资料性刊物，以“发掘史料、公布档案、提供利用、推进研究”为宗旨，以刊布有关北京地区的档案、资料和发表相关史学论文、文章为基本内容。自创办以来，

　北京档案史料》累计出版129期 (辑)，共计3000余万字。

　与会学者对《北京档案史料》创刊30周年表示祝贺，对市档案馆的史料编研工作所发挥的重要作用，给予了高度评价。有学者指出，北京档案史料在30年的办刊过程中，努力发掘北京市和各区县档案馆藏，突出地方研究特包，扎扎实实，兢兢业业，用执著的工匠精神践行为党管档、为国守史、为民服务的工作理念，刊载了大量史料和研究文章，推动了地方史研究的进一步开展。

　本刊记者李新宇

篇三：电子档案管理编号规则

S 01.040.03A 12DB65新疆维吾尔自治区地方标准DB 65/T 4147. 3— 2018政务服务“最多跑一次”工作规范第 3 部分：电子档案归档和移交规范Work specification for government service of "visit at most once^^ 一 Part 3:Electronic file archiving and handover specification2018-11 -1 0 发布 2018-12-01 实施新疆维吾尔自治区质量技术监督局发布

　DB65/T 4147. 3 — 2018刖弓DB65/T 4147-2018《政务服务“最多跑一次”工作规范》分为以下几个部分: — 第 1 部分：总则；— 第 2 部分：政务服务事项编码规则；— 第 3 部分：电子档案归档和移交规范；本标准为DB65/T 4147-2018的第 3 部分。本标准按照GB/T 1. 1 -2 0 0 9 《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

　本标准由克拉玛依市人民政府提出。本标准由自治区质量技术监督局归口。本标准起草单位：克拉玛依油城数据有限公司、自治区质量技术监督审核评价中心、克拉玛依市委编办、克拉玛依市政务服务和公共资源交易中心、自治区标准化研究院、自治区质量技术监督局、克拉玛依市质量技术监督局。本标准主要起草人：刘东、苗锐、陈亮、陈涛、唐亦兵、朱翔、吴祖合、李晓东、李瑜、哈丽旦、赵宏壳、詹勇。I

　DB65/T 4147.3 —2018政务服务“最多跑一次“工作规范第 3 部分：电子档案归档和移交规范1 范围本标准规定了政务服务“最多跑一次”电子档案归档和移交工作中对存档信息包命名、档号编制、材料生成与整理及电子档案移交的要求。本标准适用于政府及部门对政务服务"最多跑一次”电子档案实施归档和移交的管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 2 2 6 0 中华人民共和国区划代码GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 3 1 纸质档案数字化规范DA/T 4 7 板式电子文件长期保存格式需求DB65/T 4147. 2 -2 0 1 8 政务服务“最多跑一次”工作规范第2部分：政务服务事项目录编码规则国家档案局档发[2012] 7 号《电子档案移交与接收办法》3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。电子文件 electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。LGB/T 18894-2016,定义3.1]电子档案 electronic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。[GB/T 18894-2016, 3. 2]3. 3归档 archive1

　DB65/T 4147. 3 —2018按照档案完整、准确要求，对政务服务平台上的电子档案以办理事项为基本单位进行初步整理与组件后，交换导出到电子文件管理系统，并进行整理、检测、档案固化等处理的过程。3.4档案固化 file curing对电子档案的存档信息包通过固化归档内容、保存元数据，使用散列算法等特定算法（如数字摘要、可信时间戳、电子签名）得出用于校验数据完整性的校验值，以防止电子档案被篡改或者破坏，并确保其完整性、可靠性和法律效力的过程。3.5存档信息包 archival information package为便于传输管理和保证齐全完整，对电子档案以办理事项为基本单位进行组件、打包所形成的信息整体。3. 6电子文件号 electronic file number在政务服务网电子档案归档过程中，系统根据一定的规则赋予存档信息包的唯一编号。3. 7移交 transfer按照国家规定将电子档案的保管权交给同级国家档案馆的过程。3. 8数据交换 data exchange将电子文件的存档信息包从政务服务网交换到电子文件统一归档管理平台的过程。4 归档移交流程4. 1 归档移交的主要流程包括初步整理与组件、数据交换、归档整理、质量检测、档案固化、电子档案移交进档案室等环节。4 . 2 政务服务平台、电子文件统一归档管理平台等相关系统，应具有相应的电子档案归档和移交功能模块，用于整理电子档案文件，向本行政机关综合档案管理部门或国家综合档案馆移交电子档案。4 . 3 电子档案归档管理的主要流程见图E5 存档信息包命名和档号编制5. 1 存档信息包命名5. 1. 1 名称结构2

　DB65/T 4147. 3 —2018存档信息包采用电子文件号作为命名标识。电子文件号由部门代码、政务服务事项类型代码、政务服务事项大类代码、政务服务事项小类代码、办结年份、保管期限、存档信息包序号组成。名称结构见图 2 。图 1 归档管理流程图 2 存档信息包名称结构5 .1 . 2 部门代码部门代码由行政区划代码和部门编码组成，共 8 位。行政区划代码按照 GB/T2260 的规定编制。部门编码采用业务条线代码作为标识，业务条线代码由负责对政务服务事项实施指导和管理的业务指导部门编制，以 2 位数字代码标识，编码范围为 01 〜 99 。5 .1 . 3 政务服务事项类型代码3

　DB65/T 4147. 3 —2018政务服务事项类型代码共2位。按照 DB65/T 4147. 2-2018中 4 .1 .3 事项类型代码的编码规则执行。5 . 1 . 4 政务服务事项大类代码政务服务事项大类代码共5位，用数字表示，按照 DB65/T4147. 2-2018中 4. 1 .4 主项代码的编码规则执行。5 . 1 . 5 政务服务事项小类代码政务服务事项小类代码共3位，用数字表示，按照 DB65/T4147. 2-2018中 4 .1 .5 子项代码的编码规则执行。5 . 1 . 6 办结年份办件年份共4位，以数字字符表示，表示该行政事项的办结年份。5 . 1 . 7 保管期限电子文件存档信息包内文件材料的最长保管期限，不超过3个字节。保管期限分为：永久、定期30 年、定期10年，分别以“Y”、“D30” 、“D10” 标识。5. 1 . 8 存档信息包序号存档信息包序号的编码用8位数字表示，范围为00000001 〜 99999999。5 . 2 档号编制5. 2. 1 编制要求和结构行政机关综合档案管理部门在正式接收电子档案时，应对电子文件的存档信息包编制档号。档号是电子文件的存档信息包唯一的室藏档案预编号。档号编制应遵循合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，确保本单位档号的唯一性。档号由全宗号、归档门类代码、年度、保管期限、机构代码、件号构成，档号结构见图3。XXXX-XX-XXXX-XXX-XXX-XXXX图3 档号结构5 . 2 . 2 全宗号同级档案馆给立档审位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照 DA/T 1 3 的规定编制。5 . 2 . 3 归档门类代码4

　DB65/T 4147. 3 — 2018归档文件档案门类代码由档案门类名称汉语拼音首字母组成，共 2 位，如 “文书”以 “ WS” 标识。5 . 2 . 4 年度年度以文件形成的年号标识，共 4 位，如 2018 年形成的以 “ 2018” 标识。5 . 2 . 5 保管期限保管期限按照 5. 1 .7 的规定编制。5 . 2 . 6 机构代码机构代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室标识为 “BGS” 。

　文件未按照机构分类的，可省略机构代码。5 . 2 . 7 件号件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用 “ 0” 补足，如 “ 0026” o6 材料的生成与整理6. 1 材料生成6. 1. 1 真实性电子档案材料的来源应可靠，能够被溯源。文件内容和背景应与形成时的原始状态一致，未被非法篡改。6. 1 . 2 完整性电子文件归档时，其完整性应符合下列规定：a）

　归档文件夹中的电子文件材料应与归档配置表中所描述的归档范围相一致，其内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异和丢失；b）

　归档过程中的证据性、程序性、结果性关键资料有缺失的，应在预归档前应予以补充完整；c）

　以纸质或其他载体形式的归档材料，应通过扫描等数字化方式形成电子文件，纸质档案数字化应按照 DA/T 3 1 的规定执行。应满足信息内容真实完整、清晰可读的最低限度要求。对于不适宜数字化或者数字化扫描确有难度的，可在档案行政管理部门审査同意的前提下以原载体形式归档，但应在归档配置表做好相应的归档参数配置；d）

　办理政务服务事项所形成的用以证明行政执法全过程、满足司法审査等需要的行政执法文书、证据及其他相关材料，应当纳入归档范围，包括：证据性材料、程序性材料、结果性材料。6. 1 . 3 安全性电子档案材料不得带有病毒或存在其他安全性缺陷。6. 1 . 4 有效性电子档案材料的存储格式应符合下列要求：a）

　文件格式应符合政务服务网平台保存的规定,且能在脱离政务服务网平台的情况下正确读取与使用；5

　DB65/T 4147. 3 —2018b）

　以附件形式获取的电子档案材料（如审批单、证照库验证信息等），应符合 GB/T 18894的规定；c）

　以数据链接形式存放的电子档案材料应下载并保存真实数据文件；d）

　以关系数据库形式存放，显示时以临时抽取组合方式形成的电子档案料料（如审批单、证照库验证伯息等），应转换成PDF、OFD、XML、HTML等易于读取和显示的格式保存；e）

　对于国家部委、省有关部门己规定标准文本样式的电子档案材料，在归档时应按照规定的标准样式转换成版式文件，版式文件格式应按照DA/T 4 7 的规定执行；f）

　在线调阅的査证信息和电子证照，参照电子证照出证的相关规范要求转换为版式文件；g）

　不能被人工读取和理解的元数据文档，在保存元数据文档的同时，应同时保存该元数据文档的结构说明文档，或以注释等方式在元数据文档内予以说明。6 . 2 文件整理6 . 2 . 1 政务服务网电子档案按归档范围所列目录进行分类整理：行政奖励、行政征收、行政确认、行政给付、行政裁决和其他政务服务事项的电子档案材料可参照进行分类整理。6. 2 . 2 在归档文件夹中根据归档范围建立以归档目录名称命名的文件夹，电子档案材料存放在相应的文件夹中。6 . 2 . 3 对于组件整理完毕的电子档案，一般以ZIP压缩打包方式将归档文件夹打包成存档信息包，并通过时间戳、电子签名、数字摘要等技术手段进行数据验证。6 . 2 . 4 完成整理与组件的存档信息包按照统一的接口规范，从政务服务网平台或经认可的各地、各单位自建系统导出，向电子文件管理统一平台进行数据交换，通过归档整理、质量检测和档案固化等处理, 完成正式归档。7 电子档案移交7 . 1 归档参数设置政务服务网平台应在实施归档前，对电子材料归档的参数实施必要的设置。归档参数应包括归档范围、档案保管期限、档号、以及电子文件号生成规则、开放判定依据及标识、电子化存档等参数。7. 2 预处理7. 2. 1 政务服务网平台应临时生成一个以电子文件号命名的存档文件夹，用于存放经初步整理与组件的电子档案材料。7 . 2 . 2 经过整理和组件后的文件夹，应以ZIP压缩打包等方式形成存档信息包，并通过时间戳、电子签名、数字摘要等技术手段确保其可靠性和完整性。7 . 3 数据交換数据交换可以釆取逐个或批量方式，从政务服务网平台导出和验证电子档案的存档信息包，并记录和保存操作人员、时间和结果等日志信息。7 . 4 归档整理7. 4. 1 由行政机关档案管理部门在电子文件管理统一平台中对电子档案的存档信息包进行补充文件材料、调整排序、编制档号等实施归档整理。7. 4. 2 归档整理不得对文件材料原始内容进行实质性修改。6

　DB65/T 4147. 3 — 20187 . 5 质量检测行政机关档案部门的电子文件统一管理平台应对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性实施技术检测。对于检测不通过或退回处理的电子档案，应重新进行质量检测。7 . 6 档案固化在电子档案完成归档整理、质量检测等环节后应对电子档案归档材料实施档案固化操作，形成最终电子档案。档案固化应通过生成校验值、可信时间戳、电子签名等方式进行，以防止电子档案被篡改或者破坏。7 . 7 电子档案移交应按照国家档案局档发 [2012] 7 号《电子档案移交与接收办法》的规定，向国家综合档案馆进行电子档案材料移交。在电子档案移交过程中，用于验证或管理电子档案的校验数据、移交目录清单等附加信息，应在电子档案数据移交时一并移交，并保持其关联性。7. 8 过程记录电子档案从生成到移交的全过程均应保留相关的办理、移交、人员、时间和结果等记录信息。二一一FrrrE二-一二二=二」•一邑7

篇四：电子档案管理编号规则

1 - 规章制度编号：国网（营销/3）382-2014

　国家电网公司电力客户档案管理规定

　第一章

　总则

　第一条

　为深入贯彻落实公司“集团化运作、集约化发展、精益化管理、标准化建设”要求，提升各级单位客户档案管理的规范化、标准化和信息化水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电力法》、《企业档案工作规范》等国家法律法规制定本规定。

　第二条

　本规定所称的客户档案是指供用电双方在业扩报装、分布式电源并网、用电变更、电费管理、计量管理、用电检查等供用电业务活动中形成的，记录业务办理情况，对企业具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质存在的历史记录。

　第三条

　本规定适用于公司总（分）部、各单位及所属各级单位的电力客户档案管理工作。

　第四条

　电力客户档案管理实施“标准化”管理模式，统一档案管理流程、统一档案类型、统一档案室建设，对客户档案实行标准化和制度化管理。

　第五条

　电力客户档案管理实施“分级化”管理模式，省（自治区、直辖市）电力公司（以下简称“省公司”）、地市（区、州）供电公司（以下简称“地市供电企业”）、县（市、区）供电公司（以下简称“县供电企业”）”按照

　 - 2 - 营销业务管理范围对客户档案实行分级管理；市、县供电企业按照营销业务分级对业务办理过程中形成的客户档案建档管理。

　第六条

　电力客户档案管理实施“信息化”管理模式，依托营销业务应用系统，建设应用客户档案管理系统，实现客户纸质档案与电子档案的同步流转和全过程管理，充分发挥电子档案管理高效、便捷优势；按照国家有关法律法规和规范要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子档案信息安全。

　第二章

　职责分工

　第七条

　国网办公厅和各级单位档案管理部门是档案工作的职能机构；国网营销部和各省公司营销部门是电力客户档案工作的主要管理机构；各省公司客户服务中心和市、县供电企业营销部门是电力客户档案管理工作的业务执行部门。

　第八条

　国网办公厅对公司电力客户档案工作履行业务指导、监督检查的职责。

　第九条

　国网营销部作为公司客户档案主要管理部门履行以下职责：

　（一）制定客户档案管理规定和管理流程；（二）指导、检查、监督各级单位客户档案管理工作。

　第十条

　省公司办公室对本省（区、市）电力客户档案工作履行业务指导、监督检查的职责。

　 - 3 - 第十一条

　省公司营销部作为本省（区、市）客户档案主要管理部门，履行以下职责：

　（一）组织贯彻落实电力客户档案管理规范。

　（二）明确归档范围、保管期限、组卷原则、整理规则、目录格式、案卷质量要求、库房上架排列办法等具体事项。

　（三）指导、监督、考核所属供电企业电力客户档案管理工作。

　（四）负责制定所辖区域的电力客户档案的编码规则。

　第十二条

　省公司客户服务中心作为电力客户档案业务执行部门，履行以下职责：将业扩报装业务办理过程中形成的客户档案资料，在项目投运后移交属地供电企业营销部门归档。

　第十三条

　地市供电企业办公室对本地区电力客户档案工作履行业务指导、监督检查的职责。

　第十四条

　市、县供电企业营销部门作为电力客户档案业务执行部门，履行以下职责：

　（一）开展日常的客户档案（含电子档案）工作，包括收集、交接、整理、归档、保管、借阅、统计、销毁和检查等工作。

　（二）明确专人负责客户档案管理工作，客户档案管理人员负责监督客户资料的收集、流转、更新；负责客户档案（包括纸质、电子档案）建档、分类整理、存放、保管、借阅和安全保密工作；负责对业务办理部门移交的客户资料进

　 - 4 - 行审核，并办理交接手续。

　第三章

　客户资料收集、整理

　第十五条

　按照“谁办理、谁提供、谁负责”的原则，业务办理人员负责收集整理客户资料，包括高（低）压、居民用电客户新装增容，变更用电，分布式电源，电费管理、计量管理、用电检查等资料。

　第十六条高（低）压用电申请书、客户合法身份证明、产权证明、合同协议、装拆表工作单、变更用电申请书、变更用电经办人身份证明等资料应同步形成电子文档，并与纸质资料同步流转。

　第十七条

　客户纸质资料记录与营销业务应用系统和客户现场信息相一致。

　第十八条客户资料归档前，业务办理人员应对资料和数据的完整性、有效性进行检查。检查无误后，将纸质文档扫描上传，并移交档案管理人员归档。

　第十九条

　客户资料存档后，如需补充完善有关内容，应报营销部门主管领导批准，将补充完善后的资料与原档案一并保存，并将修改内容、修改时间、修改人等信息登记备查。

　第四章

　客户资料归档

　第二十条业务办理人员负责收集、查验客户资料，于

　 - 5 - 送电后7个工作日或工作单办结后4个工作日内移交档案管理人员，并做好交接记录。档案管理人员应检查客户资料是否完整、准确，包括资料内容真实、资料建立符合程序、签章齐全有效、资料填写时间是否准确等。

　第二十一条

　档案管理人员应将纸质资料与电子文档同步整理、存档；客户档案涉及供用电双方合法权益，属于企业商业秘密范畴，档案管理人员和使用人员应遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家电网公司有关保密规定。

　第二十二条

　客户档案分为高压、低压客户两大类。客户档案分类与编号按照方便查找、科学管理的原则，统一分类与编号做好登记。

　第二十三条

　电子文档应该以国家规定的标准存储格式进行归档，带有商业秘密性质的电子文档应按保密规定办理归档手续。

　第二十四条

　客户资料归档应满足“一户一档”要求。高压客户档案按“一户一盒”方式归档存放；低压非居民客户和居民客户资料按户号顺序统一归档存放。批量用户的公共资料集中存放在批量用户档案盒。

　第二十五条高压客户、低压客户档案盒（袋）应设置标准的资料目录。客户编号与档案存放位置建立对应查询关系，对客户档案进行定置查询。

　第二十六条整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保存要求。应统一定制高压客户档案盒、

　 - 6 - 低压客户档案袋、批量用户档案盒。客户档案盒（袋）应统一材质、统一规格，使用国网统一标识；在档案盒、袋正面粘贴客户户名、户号等，侧面粘贴户号码。

　第二十七条

　客户档案保存期限为永久。客户销户后，按照档案鉴定和销户工作制度执行。

　第二十八条

　建立健全已销户客户的档案鉴定和销毁工作制度，规范档案销毁鉴定、审批流程。对已销户客户档案，须在档案袋或档案目录上注明“已销户”字样，统一另柜存放；已销户客户档案五年内不得销毁。对确认已无需继续保存的销户客户档案办理档案销毁手续，档案销毁应履行内部审批程序，营销部门主管领导和销毁人应分别签字盖章，由企业主要负责人批准后监督销毁。

　第五章

　客户档案借阅

　第二十九条

　建立客户档案查询借阅制度，规范完善客户档案查询、借阅审批流程和手续。

　第三十条司法机关公务需要查阅客户档案的，须持有效证明和身份证件，在法律部门的配合下，经分管领导批准并办理借阅手续后方可查阅。档案原件一般不出档案室外借，借阅采用现场抄阅或复制形式。

　第三十一条

　供电企业内部人员需借阅客户档案，应说明借阅原因，并完整记录借阅时间、借阅客户档案名称、客户户号、内容、数量等情况并签字确认；借阅时间一般不超

　 - 7 - 过7个工作日。

　第三十二条

　客户档案借阅完毕后应按时归还，档案管理人员应认真核查归还档案是否完好，并做好归还记录。凡发生客户档案遗失、毁损的，按有关规定处理。

　第六章

　客户档案管理系统建设应用

　第三十三条

　建设应用公司统一的客户档案管理系统，实现客户档案收集、整理、归档、保存、管理和使用的信息化管理。

　第三十四条

　客户档案管理系统采用省公司集中部署、市、县公司分级应用方式；在省公司层面实现客户电子档案的集中存储、定期备份和资源共享。

　第三十五条

　客户档案管理系统功能应符合国家和国家电网公司有关电子文件管理系统功能要求的标准规范和管理要求；客户档案管理系统应具备客户电子档案文档捕获登记、整理组织、检索利用、存储保管、统计以及自动记录电子档案文件移交、归档信息等功能。

　第三十六条

　按照国家电网公司信息系统管理要求，采取必要技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全，客户电子档案信息不得越权查阅、使用和修改。

　第三十七条

　市、县供电企业营销部门负责客户档案管理系统应用，对客户档案维护管理、查询等工作进行监督管理。定期组织对电子档案管理情况进行抽检。

　 - 8 -

　第七章

　客户档案室建设

　第三十八条

　各级档案室建设应符合《档案馆建筑设计规范》（JG25-2000），满足“十防”要求；纸质档案数字化应符合《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》（Q/GDW135-2006）。

　第三十九条

　市、县供电企业分别设立统一的客户档案室，对客户档案实行集中统一管理。地域较大，且确不具备集中存放条件的单位，可在客户服务分中心或供电所设立专门的客户档案室。

　第四十条

　客户档案室应划分高压客户档案资料区、低压客户档案资料区、销户客户档案资料区，客户档案资料归档应放在相应区域内，销户客户档案资料区应按销户年份划分存放。

　第四十一条

　客户档案室应满足承重要求，符合防盗、防火、防尘、防潮湿、防鼠、防虫等要求，配置必要的温控、除湿设备，保持清洁、干燥和良好通风。档案室设置阻燃性良好的密集型资料柜，资料柜的数量应满足全部客户档案存放的需要，并为未来客户增长预留一定余量空间。

　第四十二条应定期巡视客户档案室，保持客户档案室环境卫生和档案资料的有序整齐摆放；定期进行库存档案的清理和核对，对破损或变质的档案，应及时修补和复制。

　第四十三条

　客户档案室资料柜应统一标注柜号、列号、

　 - 9 - 层号，并与客户编号建立分类对应关系。

　第四十四条客户档案室应配备扫描仪、打印机、条形码扫描仪、复印机、碎纸机等档案管理专业设备。

　第八章

　检查考核

　第四十五条

　各省公司负责制定本省客户档案管理检查考核办法，检查考核内容包括客户档案管理情况、档案资料完整性、客户档案归档、借阅、销户以及客户档案管理系统应用等情况，负责落实本省客户档案管理检查考核要求。客户档案管理应纳入营销管理考核范围。

　第四十六条市、县供电企业应建立客户档案管理自查机制，定期组织对已归档客户档案资料完整性和准确性进行检查，对发现的问题及时处理解决。

　第四十七条

　建立客户档案管理责任追究机制。对客户档案管理不规范导致档案遗失、损毁的，发生客户投诉或者企业经营风险等情况，对相关责任人和责任部门按相关规定处理。

　第九章

　附则

　第四十八条本规定由国家电网公司营销部负责解释。

　第四十九条本规定自2014年10月1日起施行。原《国家电网公司电力客户档案管理规范（试行）》国家电网办〔2013〕71号)同时废止。

　 - 10 -

　 - 11 - 客户档案建档流程客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客1客客客客客客客客客客 220kV客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客 /客客客客客客2客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客3客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客4客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客5客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客

　客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客4.2 客客客客 /客客客客3.2 客客客客客客1.2 客客客客客客客客2.2 客客客客客客客客客1.1 客客客客客客客客4.1 客客客客 /客客客客3.1 客客客客客客2.1 客客客客客客客客客5 客客客客

　 - 12 - 内部人员客户档案借阅流程

　客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客

　客客客客客

　客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客客 ...

篇五：电子档案管理编号规则

子文件管理细则第一部分：

　文书电子文件元数据方案 1 范围本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。

　本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。

　本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。

　2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

　凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）

　或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

　凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

　GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码 GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集 GB/T 4880. 2 语种代码名称第2部分：

　3字母代码（eqv ISO 639-2: 1998）

　GB/T 4881 中国语种代码 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识

　 2 GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（ idt ISO 8601: 2000）

　GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 13967-1992 全宗单 GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集 GB/T 18391（所有部分）

　数据元的规范与标准化 [idt ISO/IEC 11179（所有部分）

　] GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000

　档案工作基本术语 DA/T 13-1994

　档号编制规则 DA/T 14-1994

　全宗指南编制规范 DA/T 18-1999

　档案著录规则 DA/T 19-1999

　档案主题标引规则 DA/T 22-2000

　归档文件整理规则 DA/T 31-2005

　纸质档案数字化技术规范国档发〔1987〕 4号

　编制全国档案馆名称代码实施细则国发〔2000〕 23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局令第8号

　机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

　中办发〔1996〕 14号《中国共产党机关公文处理条例》

　中国档案分类法中国档案主题词表 ISO 15489-1: 2001

　信息与文献文件管理第1部分通用原则 ISO 23081-1: 2006

　信息与文献文件管理流程文件元数据第1部分原则 ISO/TS 23081-2: 2007

　信息与文献文件管理流程文件元数据第2部分概念与执行事宜

　3 术语和定义 GB/T 9704-1999、 DA/T 1-2000、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的以及下列术语和定义均适合本标准。

　3. 1 文件 records 机构或个人在履行法定义务或业务事务活动过程形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。

　[ISO 15489-1: 2001， 3. 15] 3. 2 组合文件 combined records

　由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文件集合体。

　 4 3. 3 文档 document 归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。

　3. 4 元数据 metadata 描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

　[ISO 15489-1: 2001， 3. 12] 3. 5 元素 element 通过标识、定义、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。

　[GB 18391. 1-2002， 3. 14] 3. 6 基本型 simple 不具有子元素的元素所对应的元素类型。

　3. 7 容器型 container 具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。

　3. 8 复合型 compound 本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。

　3. 9 捕获 capture 适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。

　3. 10 实体 entity

　任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。

　[ISO 23081: 2-2007， 3. 6] 4

　元数据元素、结构及描述方法 4. 1 元数据元素及其结构本标准参考ISO 23081，并结合目前我国电子文件管理实际，将电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下：

　表1 文件实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据 M1 集合层次（5.1）

　M3 全宗号（5.2.1）

　M4 目录号（5.2.2）

　M5 年度（5.2.3）

　M6 保管期限（5.2.4）

　M7 机构问题（5.2.5）

　M8 类别号（5.2.6）

　M10室编案卷号（5.2.7.1）M9 案卷号（5.2.7）

　M11馆编案卷号（5.2.7.2）M13室编件号（5.2.8.1）M12件号（5.2.8）

　M14馆编件号（5.2.8.2）M15件内顺序（5.2.9）

　M2 档号（5.2）

　M16页号（5.2.10）

　M17 全宗名称（5.3）

　M18 全宗形式（5.4）

　 M19 立档单位（5.5）

　M20 立档单位沿革（5.6）

　M21 全宗档案内容介绍（5.7）

　M22 全宗档案历史沿革（5.8）

　M23 全宗档案整理体系（5.9）

　M24 全宗档案数量（5.10）

　M26正题名（5.11.1）

　M27并列题名（5.11.2）

　M28副题名（5.11.3）

　M25 题名（5.11）

　M29说明题名文字（5.11.4）

　M31主题词（5.12.1）

　M32关键词（5.12.2）

　M33人名（5.12.3）

　M34地名（5.12.4）

　M35机构名（5.12.5）

　M30 主题（5.12）

　M36分类号（5.12.6）

　M37 文件组合类型（5.13）

　 8 M38 文件编号（5.14）

　M39 责任者（5.15）

　M40 成文时间（5.16）

　M41 起止时间（5.17）

　M42 件数（5.18）

　M43 页数（5.19）

　M44 文种（5.20）

　M45 语种（5.21）

　M46 紧急程度（5.22）

　M47 稿本（5.23）

　M48 主送（5.24）

　M49 抄送（5.25）

　M50 内容摘要（5.26）

　M51 附注（5.27）

　M52 行文依据（5.28）

　M54地域区间（5.29.1）

　M53 覆盖范围（5.29）

　M55时间区间（5.29.2）

　M56 计算机文件属性（5.30）

　M57计算机文件类别（5.30.1）

　 M58计算机文件格式（5.30.2）

　M59计算机文件大小（5.30.3）

　M60源计算机文件名（5.30.4）

　M62数字化对象描述（5.31.1）

　M63扫描分辨率（5.31.2）

　M64扫描色彩模式（5.31.3）

　M61 数字化属性（5.31）

　M65图像压缩方式（5.31.4）

　M67当前位置（5.32.1）

　M68脱机载体编号（5.32.2）

　M69缩微号（5.32.3）

　M70盒号（5.32.4）

　M66 存储（5.32）

　M71存址（5.32.5）

　M73签名格式描述（5.33.1）

　M74签名日期（5.33.2）

　M75签名人（5.33.3）

　M76签名结果（5.33.4）

　M72 电子签名（5.33）

　M77证书块（5.33.5）

　M78证书（5.33.5.1）

　 10 M79证书参考（5.33.5.2）M80签名算法标识（5.33.6）

　M82密级（5.34.1）

　M83保密期限（5.34.2）

　M84版权说明（5.34.3）

　M85授权对象（5.34.4）

　M86授权行为（5.34.5）

　M87控制标识（5.34.6）

　M81 权限管理（5.34）

　M88所有权说明（5.34.7）

　M89 原始信息系统描述（5.35）

　 M90 文档创建环境（5.36）

　表2 机构人员实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据 M91 机构人员类型（6.1）

　M92 机构人员名称（6.2）

　M93 法定代表人（6.3）

　M94 组织机构代码（6.4）

　 M95 档案馆代码（6.5）

　M96 辖区范围（6.6）

　M97 职能范围（6.7）

　M98 个人职位（6.8）

　M99 联系方式（6.9）

　表3 业务实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据 M100 业务类型（7.1）

　M101 业务行为（7.2）

　M102 行为受理时间（7.3）

　M103 行为时间（7.4）

　M104 行为移送时间（7.5）

　M105 行为依据（7.6）

　M106 行为原因（7.7）

　M107 行为结果（7.8）

　M108 行为描述（7.9）

　表4 实体关系元数据编号元数据编号元数据编号元数据 M109 实体标识符（8.1）

　M110 关系类型（8.2）

　M111 关系（8.3）

　M112 关系描述（8.4）

　 4. 2 元数据的描述方法本标准参考GB/T 18391，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。

　本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：

　—— 注册版本：

　1. 0 —— 注册机构：

　中华人民共和国国家档案局 —— 字符集：

　GB 2312-1980、 GB 18030-2005 —— 语言：

　中文表5 元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的顺序号

　中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选” 、 “条件选” 和“可选” 。

　“必选”表示必须采用； “条件选” 表示满足某一特定条件，则必须采用； “可选” 指根据用户需要选用或不选用。

　可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的分类。

　本标准元素分为容器型、基本型和复合型。

　数据类型为表达元数据元素值而规定的值集合的描述符。

　本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。

　容器型元素没有数据类型。

　编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则

　标识名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值

　 14 子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素注释对元素的进一步说明

　5 文件实体元数据元素的描述 5. 1 集合层次

　编号 M1 中文名称集合层次英文名称 AggregationLevel 定义电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。如宗、目、卷、件等。

　目的以利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件。

　约束性必选可重复性不可重复

　元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系 —— 值域全宗案卷文件

　[其他] 缺省值文件子元素 —— 信息来源由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。

　相关元素 —— 注释值域中的“[其他]” 表示除值域列表中的集合层次以外的其他集合层次，由用户根据实际情况著录。

　5. 2 档号编号 M2

　 16 中文名称档号英文名称 ArchivalCode 定义以字符形式赋予电子文件的用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码目的揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体（双套保存的）

　档案之间提供关联标识。

　约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型编码修饰体系标识名称

　DA/T 13-1994 档号编制规则值域 —— 缺省值 —— 子元素全宗号（M3）

　目录号（M4）

　年度(M5) 保管期限(M6) 机构问题(M7) 类别号(M8) 案卷号(M9) 件号（M12）

　件内顺序（M15）

　页号（M16）

　信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素 —— 注释由档案馆（室）

　根据电子文件实际整理结果制定档号结构，由系统自动生成档号。

　5. 2. 1 全宗号编号 M3 中文名称全宗号英文名称 FondsID 定义档案馆（室）

　分配给档案全宗的代码。

　 18 目的标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。

　约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系 —— 值域 —— 缺省值 —— 子元素 —— 信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。

　相关元素全宗名称（M17）

　注释全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）

　给定，不属于档案馆（室）

　接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。

　5. 2. 2 目录号编号 M4

　中文名称目录号英文名称 CatalogueID 定义全宗内电子文件所属目录号的代码目的标识电子文件所属目录，为用户提供以目录号为条件的检索途径。

　相关元素 ——

　 20 注释目录号由档案馆（室）

　给定，档案分类整理中档案馆（室）

　未给定目录号的，该元素值可以为空。

　5. 2. 3 年度编号 M5 中文名称年度英文名称 Year 定义电子文件按年度分类后标识的形成处理年度目的标识电子文件年度，便于电子文件管理和利用。

　约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系 —— 值域 —— 缺省值 ——

　子元素 —— 信息来源由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。

　相关元素 —— 注释电子文件未按年度分类的，该元素值可以为空。

　5. 2. 4 保管期限编号 M6 中文名称保管期限英文名称 RetentionPeriod 定义对电子文件划定的存留年限目的标识电子文件保存价值，利于电子文件的鉴定、统计和管理。

　约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系 ——

　 22 值域永久长期短期 30 年 10 年 [其他] 缺省值 —— 子元素 —— 信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。

　相关元素 —— 注释域中的“[其他]” 表示除值域列表外的其他保管期限，由用户根据实际情况著录。

　5. 2. 5 机构问题编号 M7 中文名称机构问题英文名称 AgencyFunction 定义对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果

　目的从职能的角度区分全宗内文件的类别、层次，便于文件的排列编目，为用户提供以机构问题为条件的检索途径。

　相关元素类别号（M8）

　注释各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案。

　单位电子文...

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