某大学生社区管理公司档案管理制度1大学生社区管理公司档案管理制度1、目的:规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。2、适用范围:适用于各部门各种档案的管理工作。3、职责:各部门负责人负责监督档案管理下面是小编为大家整理的某大学生社区管理公司档案管理制度,菁华1篇,供大家参考。
某大学生社区管理公司档案管理制度1
大学生社区管理公司档案管理制度
1、目的:规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。
2、适用范围:适用于各部门各种档案的管理工作。
3、职责:
各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。
各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。
4、管理制度:
档案管理的内容:
公司各部门均需保存以下档案:a)公司各种行政文件;b)公司与质量有关的文件;c)部门收发文记录;d)本部门形成的质量记录;e)其它本部门形成的或公司下发的文件。
各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。b)各部门保管各部门的资料。c)办公室保管人事档案和各种合同。
档案的保管目的a)便于查阅;b)保证档案的安全;c)防止档案的损坏;d)延长档案寿命;
档案的密级档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
档案的保管方式
档案的装盒与标识各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
编制目录:
各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;
每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。
档案的查阅权限
总经理可查阅公司所有档案。
副总经理可查阅分管工作的档案。
部门负责人可查阅该部门所有档案。
其他人员根据审批查阅有关档案。
档案的查阅/借阅/复制
查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
部门档案管理员审核其资格:a )权限内的按正常手续办理;b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。
在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。
须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。
档案的销毁
超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。
该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。
销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。5相关文件6记录
《文件归档目录》
《文件和资料销毁清单》
《文件查阅/借阅/复制登记表》
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