档案编号几位数7篇档案编号几位数 学校档案兰台世界!"#$"%’()!*+,,-./+!"兰台世界!"#$"下面是小编为大家整理的档案编号几位数7篇,供大家参考。
篇一：档案编号几位数
档案兰台世界!"#$"% ’()!*+,,-./+!"兰台世界!"#$"% ’()!*+,,-./+!#学校档案《中华人民共和国行业标准・全宗卷规范》规定了 档案全宗卷的立卷与分类标号的原则性标准， 但并没有给出 高等学校档案全宗卷的 立卷与分类编号的具体操作方法。本文结合我校档案全宗卷立卷与分类编号的实际情况， 探讨如何建立一个较具科学性、 稳定性和便于实际操作的高校档案全宗卷分类方案和编号方法。一、档案全宗卷与分类编号要求《全宗卷规范》指出 ：
“全宗卷是档案馆 （室）
在管理某一全宗过程中形成的， 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专业案卷。
”建立全宗卷的 目 的 是为了 使档案人员了 解全宗卷档案的变化经过、 现状和档案管理工作的基本历史面貌， 为对全宗卷内 档案的整理、 鉴定、 保管、统计和开发利用工作提供重要依据、经验和信息。
全宗卷内 文件资料， 是随着全宗管理的延续而逐渐增加的。因此， 在某种意义上全宗卷可以说是“档案全宗的档案”， 反映了 全宗管理的历史面貌。
这就必然导致在立卷与分类编号方法上， 全宗卷与一般档案保持统一， 符合档案立卷与分类编号的基本流程与规范， 同 时， 又有自 己的独特要求。
全宗卷在立卷和编号方法上与一般档案的区别具体表现在：!" 全宗卷的立卷时机应视文件材料积累的数量和管理的需要而定， 是不固定的。
与一般档案相比，全宗卷的数量要少得多。
全宗卷内文件材料的积累，是在全宗管理过程中产生的，其积累 直接由 档案管理人员 完成或参与。
一般而言，全宗卷不必像一般档案那样规定固定的归档立卷时间， 甚至不一定需要每年整理一次。
从实际情况来看， 只要平时将在档案管理和开发利用等日 常工作形成的立卷说明、分类方案、 交接凭证、 销毁清单、 安全检查记录、鉴定报告、档案工作人员的科研成果等材料随时归卷保存好， 立卷时机往往选择在档案管理达标升级、考评或评估档案的时间。#" 全宗卷卷内 文件经常是跨年度的， 很难按其形成时间划入某一年度。$" 全宗卷反映的内 容是档案全宗管理的面貌， 形成积累于档案管理的各环节和过程中。
确定归属有一定的随意性。%" 归档单位不是固定不变的，随着形势的发展变化和工作的需要，常常出 现一些机关的增设、 合并、 撤销， 机关名称以及职权范围和隶属关系的调整等各种变化。从广义角 度来说， 全宗卷是 “档案全宗的档案”， 也属于档案的范畴。高校档案全宗卷的 分类编号方法必须符合 《高校档案实体分类法》的 要求， 在整体体系 、 类目 划分和标识符号等方面与之保持一致。据此，我们认为，要整理好高校档案全宗卷， 就必须从全宗卷材料的具体特点与管理的要求出发，依据 《中华人民共和国行业标准・ 全宗卷规范》和《高等学校档案实体分类法》， 制定出《高等学校档案全宗卷分类方案》， 并据此进行全宗卷的立卷与分类编号。只有如此， 才能使全宗卷管理和利用规范化、科学化，并从根本上巩固整理成果，避免重复劳动。下面以 《暨南大学档案全宗卷分类与编号方法》为依据， 阐 述高校档案全宗卷的立卷与分类编号方法。二、 档案全宗卷分类方法介绍!" 类目 划分与标识。
暨南大学档案全宗卷根据 《中华人民共和国行业标准・全宗卷规范》 的要求划分为九类。
其体系结构、 标识符号与 《高等学校档案实体分类法》 保持一致， 以&’ 作为全宗卷类别代号， 即一级类目 、 二级类目 、 三级类目 标识符号采用双位制。
一级类目 和二级类目 的名称、 标识如下。&’ 全宗卷!! 全宗指南!# 大事记、 组织沿革!$ 档案的收集!% 档案的整理!( 档案的鉴定!) 档案的保管!* 档案的统计!+ 档案的利用!, 档案管理的新技术应用各二级类目 的具体内 容按 《中华人民共和国 行业标准・全宗卷规范》的规定确定。#" 各二级类目 的划分与标识。根据需要， 全宗卷各二级类目 都可以进一步划分为三级类目 如下：!! 综合!# 党群!$ 行政!% 教学!( 科学研究 （简称科研）!) 产品生产与科技开发 （简称产品）!* 基本建设 （简称基建）!+ 仪器设备 （简称设备）!, 出 版#- 外事#! 财会## 声像#$ 校史#% 实物#( 已故人员 （简称已故）由于全宗卷自 身的特点， 其立卷周期不固定， 材料数量也较有限， 如果细分为三级类目 不是很必要. 可以不进行细分， 但案卷必须按上述顺序排列。高校档案全宗卷及分类编号方法!董信君全宗卷的整理立卷可采取以下办法。
每三年整理立卷一次， 如果有达标升级或考评、 评估等类似重大活动， 当 年立卷一次。
每次整理之后， 全宗卷实体与目 录固定下来， 下次整理时不再变更以前整理的成果。
卷内 文件材料的整理与排列与档案立卷的要求一样。全宗卷档号由 全宗卷整理年度号/分类号/案卷号三个部分组成。
如教学档案收集的全宗卷档案结构模式如下：#--# 0 &’!$ 0 !% 01案卷号教学档案二级类目 代号全宗号年度号（作者单位：
暨南大学）当今世界， 人才资源已成为最重要的战略资源。高校之间综合实力的竞争说到底就是人才的竞争， 谁拥有了人才优势， 谁就拥有了竞争优势。
拥有了人才还必须留住人才，现在人才流动是大趋势。
高校如何在激烈的人才竞争中吸引 人才， 留住人才， 我们认为建设高校人物档案是实现这一目 标行之有效的方法之一， 这也是 “以人为本”的科学发展观在高校档案工作中的具体体现。人物档案一般是指著名人物在社会活动中形成的能够反映其毕生经历和业绩的 著作、 日 记、 书信、 任职文书、 传记、 回忆录、 生平事迹、 照片、 录像、 录音、 家谱族谱、 墓志等材料。
高校人物档案主要是指高校人物在其从事教学、 科研、 党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料。这里的 “人物”是指在学科或学科的某个领域有代表性，在教学、 科研及管理活动中具有突出 才能， 对学校和社会进步， 对学校和社会发展有重大影响的人。
一般情况下， 高校人物档案的建档对象多是业绩丰厚、 学识渊博的老一辈专家、 领导， 和成就卓著， 风华正茂的中青年学者。
另外， 在海内 外各行各业做出 突出 贡献和取得很大成就的知名校友也应纳入高校人物档案的建档之列， 这样一方面可以增进校友和学校的联系， 培养校友对学校的感情， 另 一方面， 也可以提高学校的知名度。
高校人物档案的价值主要体现在以下几个方面。$%历史价值。
高校是科技精英和文化精英荟萃的地方，每个高校都有许多著名的教授、 学者和杰出 的科学家、 发明家。他们的发明和创造对人类的发展起着重要的推动作用，他们的业绩和成就是学校和国家的宝贵财富。收集、 保存和管理、 利用好反映这些业绩和成就的原始文件材料， 建立完整的人物档案， 对于发展我国的科学技术、 对于真实地反映学校和个人的历史面貌， 继承和发扬学校的优良传统， 总结教学、 科研和人才培养方面的经验， 推进学校各项工作的建设和发展， 具有重要的现实意义和深远的历史意义。
例如，武汉大学 档 案馆建立的 人物 档 案，有武汉大学创办人张之洞、 武汉大学校长李达、 国立武汉大学建筑设备委员 会委员 长李四 光等历任校长和校务委员 等知 名 人士 的 档 案， 为后人研究武汉大学悠久的历史提供了珍贵的资料。&%文化价值。
高校人物档案是人物在教学、 科研和管理活动中形成的历史记录，也就是说是在从事文化活动中形成的， 特别是人物的科研成果、 论文、 著作等不仅是人物个人的文化作品， 而且是全人类的文化财富， 不仅现在呈现出作品本身具有的文化价值， 而且可以世代相传下去，成为人类文化传承的重要纽带。
例如， 南京大学档案馆， 把 !,(# 年以来在南京大学执教的著名学者、 教授生平活动中形成的各类有保存价值的材料， 主要是反映他们成长的材料、 教学和科研成果以及他们从事社会活动、 学术活动的材料， 收集整理后向社会开放， 为人类文化的发扬光大起到了积极的作用。!%资政价值。
高校人物档案中的 “人物”都是高校的科技精英和文化精英。
他们的思维和所探究的学科领域都触及到事物发展、 进步的 “生长点”、 “前沿线”，因而 “人物”都各自 具有特别的专长。
因而高校领导可依据人物档案对学校的发展作出 正确的、 前瞻性的决策。
如在学校学科建设、 学位点的申 报、 学术梯队的建设、 学科带头人的确定等方面都可借助人物档案， 人物档案可以帮助领导分析学校在同类学校中的地位，从而为学校的发展方向作出 准确的判断。’%凭据价值。
人物档案不仅是反映人物个人成长的真实凭据， 而且是反映学校历史的真实凭据。
高校人物档案是记叙和反映在高校工作和学习 过的 著名人物的生平事迹和业绩材料， 如何更好地开发利用 高校人物档案， 记录传播他们的光辉业绩， 编纂人物传记可谓是开发高校人物档案的最好形式， 而存入档案馆的人物档案材料自 然成了编史修志的重要依据。
如南京大学档案馆根据馆藏人物档案于 !,,$ 年编著了 《群星闪烁》； 厦门 大学档案馆编辑出 版了 《南强之光—厦门 大学人物传略》与 《南强之光———厦门 大学知名校友传略》； 南京理工大学依据馆藏人物档案编纂了 《南京理工大学知名学者、 专家名录》、 《人物档案高校人物档案价值初探贾雪萍! 万方数据
学校档案兰台世界!"#$"% ’()!*+,,-./+!"兰台世界!"#$"% ’()!*+,,-./+!#学校档案《中华人民共和国行业标准・全宗卷规范》规定了 档案全宗卷的立卷与分类标号的原则性标准， 但并没有给出 高等学校档案全宗卷的 立卷与分类编号的具体操作方法。
本文结合我校档案全宗卷立卷与分类编号的实际情况， 探讨如何建立一个较具科学性、 稳定性和便于实际操作的高校档案全宗卷分类方案和编号方法。一、档案全宗卷与分类编号要求《全宗卷规范》指出 ：
“全宗卷是档案馆 （室）
在管理某一全宗过程中形成的， 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专业案卷。
”建立全宗卷的 目 的 是为了 使档案人员了解全宗卷档案的变化经过、 现状和档案管理工作的基本历史面貌， 为对全宗卷内 档案的整理、 鉴定、 保管、统计和开发利用工作提供重要依据、经验和信息。
全宗卷内 文件资料， 是随着全宗管理的延续而逐渐增加的。因此， 在某种意义上全宗卷可以说是“档案全宗的档案”， 反映了 全宗管理的历史面貌。
这就必然导致在立卷与分类编号方法上， 全宗卷与一般档案保持统一， 符合档案立卷与分类编号的基本流程与规范， 同 时， 又有自 己的独特要求。
全宗卷在立卷和编号方法上与一般档案的区别具体表现在：!" 全宗卷的立卷时机应视文件材料积累的数量和管理的需要而定， 是不固定的。
与一般档案相比，全宗卷的数量要少得多。
全宗卷内文件材料的积累，是在全宗管理过程中产生的，其积累 直接由 档案管理人员 完成或参与。
一般而言，全宗卷不必像一般档案那样规定固定的归档立卷时间， 甚至不一定需要每年整理一次。
从实际情况来看， 只要平时将在档案管理和开发利用等日 常工作形成的立卷说明、分类方案、 交接凭证、 销毁清单、 安全检查记录、鉴定报告、档案工作人员的科研成果等材料随时归卷保存好， 立卷时机往往选择在档案管理达标升级、考评或评估档案的时间。#" 全宗卷卷内 文件经常是跨年度的， 很难按其形成时间划入某一年度。$" 全宗卷反映的内 容是档案全宗管理的面貌， 形成积累于档案管理的各环节和过程中。
确定归属有一定的随意性。%" 归档单位不是固定不变的，随着形势的发展变化和工作的需要，常常出 现一些机关的增设、 合并、 撤销， 机关名称以及职权范围和隶属关系的调整等各种变化。从广义角 度来说， 全宗卷是 “档案全宗的档案”， 也属于档案的范畴。高校档案全宗卷的 分类编号方法必须符合 《高校档案实体分类法》的 要求， 在整体体系 、 类目 划分和标识符号等方面与之保持一致。据此，我们认为，要整理好高校档案全宗卷， 就必须从全宗卷材料的具体特点与管理的要求出发，依据 《中华人民共和国行业标准・ 全宗卷规范》和《高等学校档案实体分类法》， 制定出《高等学校档案全宗卷分类方案》， 并据此进行全宗卷的立卷与分类编号。只有如此， 才能使全宗卷管理和利用规范化、科学化，并从根本上巩固整理成果，避免重复劳动。下面以 《暨南大学档案全宗卷分类与编号方法》为依据， 阐 述高校档案全宗卷的立卷与分类编号方法。二、 档案全宗卷分类方法介绍!" 类目 划分与标识。
暨南大学档案全宗卷根据 《中华人民共和国行业标准・全宗卷规范》 的要求划分为九类。
其体系结构、 标识符号与 《高等学校档案实体分类法》 保持一致， 以&’ 作为全宗卷类别代号， 即一级类目 、 二级类目 、 三级类目 标识符号采用双位制。
一级类目 和二级类目 的名称、 标识如下。&’ 全宗卷!! 全宗指南!# 大事记、 组织沿革!$ 档案的收集!% 档案的整理!( 档案的鉴定!) 档案的保管!* 档案的统计!+ 档案的利用!, 档案管理的新技术应用各二级类目 的具体内 容按 《中华人民共和国 行业标准・全宗卷规范》的规定确定。#" 各二级类目 的划分与标识。根据需要， 全宗卷各二级类目 都可以进一步划分为三级类目 如下：!! 综合!# 党群!$ 行政!% 教学!( 科学研究 （简称科研）!) 产品生产与科技开发 （简称产品）!* 基本建设 （简称基建）!+ 仪器设备 （简称设备）!, 出版#- 外事#! 财会## 声像#$ 校史#% 实物#( 已故人员 （简称已故）由于全宗卷自 身的特点， 其立...
篇二：档案编号几位数
档案的分类、编号及入库管理 中国人民大学宫晓东 E-mail : zuishig@vip.sina.com 包神铁路公司档案培训专用
目录 • 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
档案分类的原理与方法 一、基本概念 1、档案分类
是指根据归档文件的内容性质、形成规律及相互联系遵循统一的原则和要求采用科学、适用的方法对归档文件进行分门别类从而使库藏的全部档案文件成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。
2、类目体系
类目是档案分类的构成要素分为类列和类系两个要素。类列是指在不同分类层次上具有平行关系的类与类之间所构成的体系其逻辑规则是不能互相交叉类系是指某一大类从总到分所构成的具有包含和被包含关系的类的系统其逻辑规则是上位类包含下位类下位类被上位类所包含。
企业档案分类方案(示意图)
一类
二类
三类
四类
五类 A
B
C
D
1
2
3
4 类列 类系
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
4、分类标识类号
类号是类目的标识符号用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。本公司档案分类按照代码制进行类号标识。
“01.1.1”
• 二、分类方法
• 1、档案分类工作的程序
设计分类方案 划分全宗 划分大类 划分属类小类 给定编号
2、常用分类方法 职能分类 时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类 区域分类 专业分类 外形或文种分类
职能分类方法适用于一级类目的区分;
其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.
3、全宗的划分机构代码 • 管理类档案的分类方案采用全宗号+阿拉伯数字进行标识全宗代码目前只设定01为包神公司02为新准公司。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目之后附上工程项目的字母代码如包神线为BS,包神二线为BS2塔韩线为TH新准线为XZ表示
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案按照公司活动性质划分为8个大类即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、工程建设类、设备仪器类、财务档案类、人事档案类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照管理对象特点或按照文件类型或按照所属专业的有关标准或按照文件往来规律进行二级以下类目的划分。适当进行三级类目的划分。各类技术、业务、科技对象等档案的具体分类在下属单位根据实际情况细化 详见分类方案
档案编号
一、分类标识分类号方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数字进行标识全宗代码目前只设定01为包神公司02为新准公司。一级类目使用00-99标识二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-9999标识依此类推。没有标注出来的数码标识为空号留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码+阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码同上。全宗以下一级类目使用00-99标识一级类目之后附上工程项目的字母代码如包神线为BS,包神二线为BS2塔韩线为TH新准线为XZ表示项目代码后接二级类目二级类目使用000-999标识、三级类目使用0000-99999标识考虑到部分档案三级类层次较多故增加一位数。没有标注出来的数码标识为空号留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。
3、保管期限、特殊载体代码对照表 编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他 编码 保管期限 00 永久 30 30年 10 10年 03 3年 05 5年 15 15年 25 25年
二、档号编制方法 • 档号以“件”为单元进行标识的档号编制的规则为六段号码制即 •
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码件号
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为全宗代码和项目代码参照全宗和项目代码规定。
• 第二段为年度使用四位归档年度标识如“2012”。
• 第三段为档案分类号使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号使用两位数字标识。
• 第五段为载体类型代号采用两位数字标识。
• 第六段为件号一般采用4位流水顺序号标识不满4位前面补零。
• 如01-2008-02.1.3-30-03-0001
• 表示包神铁路公司行政管理类档案一级类下的行政事务类档案二级类下的会议文件三级类下的2008年保管期限为30年的归档文件电子\纸质类型中的第一件档案。
• 件号生成规则按同一机构同一年度同一类别同一保管期限下件号从0001开始生成。
• 件号排序规则按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。
• 以件号标识的归档文件需要装入档案盒档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是
档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
• 档号以“卷”为单元进行标识的档号编制的规则为六段号码制即
• 档号=全宗项目代码+年度+分类号+保管期限代号+载体类型代码+案卷号
XXXX-XXXX-X.X.X-XX-XX-XXXX机构代码年度分类号代码保管期限代码载体类型代码案卷号
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为机构代码参照集团各单位机构代码表。
• 第二段为年度使用四位归档年度标识。
• 第三段为档案分类号使用代码分类标识。
• 第四段为保管期限代号使用两位数字标识参照附件3。
• 第五段为载体类型代号采用两位数字标识参照附件2。
• 第六段为案卷号一般采用3位流水顺序号标识不满3位前面补零。
• 如01-2012-05TH.6.6-00-01-001
• 表示包神铁路公司塔韩线工程项目工程建设一级类下的技术竣工二级类下的桥涵专业三级类下的2012年保管期限为永久的立卷归档文件纸质类型中的第一卷档案。
• 案卷号生成规则按同一机构同一年度同一类别同一保管期限下案卷号号从001开始生成。
• 案卷号排序规则按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。
• 卷内标注可以增加卷内文件顺序号以明确卷内文件的排序卷内文件顺序号排序规则按成文日期进行排序。
档案库房排架与管理 • 一、档案的排架 一一般档案排架方法
收集入库的文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排架.具体方法有以下几种:
• 1.大流水排架.即按照入库的时间先后顺序依次排架,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找。
• 2.分类排架.即严格按照文档的分类体系进行排架,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排架到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架. • 3.分类流水排架.结合上述两种排架的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排架.
二本公司档案排架方法
1、纸质档案的排架及标识纸质档案实行分类流水排架法。分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架在每个一级类目的档案柜架中按照文件归档的时间顺序排列档案。档案库房排架编号采用“X-YYYY”形式“X”表示一级类目档案编号“YYYY”表示档案所属的年度如“1-2010”表示管理类档案一级类目下的2010年度的档案。
2、档案库位号编制档案库位号明确到每件档案的库房存放位置是档案检索工具的一种。库位号编号采用“X组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表示该档案的库房存放位置在3号组密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。
3、非纸质载体档案的排架及标识非纸质载体档案应根据档案的载体类型分专柜按照时间顺序排列。将声像档案存放在专门的防磁柜或光盘柜中实物档案展放在会议室中档案室仅留存其目录。
二、库房管理
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地非档案工作人员不得入内如工作需要必须进入时需经主管领导批准。
2 档案库房门窗要牢固及时关闭上锁钥匙要专橱保管不准随身携带管理人员做到人走加锁、关窗妥善保管库房钥匙确保库房安全。
• 3 档案进出库房要进行严格的登记登记内容包括档案接收入库、档案调出、调阅、归还等情况。
• 4 对新接收入库的档案要严格检查对有虫蛀、发霉及其它问题的档案应作处理后方可入库。
• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况对库藏档案和资料的保管情况每半年进行一次检查核对做到帐物相符对已破损和字迹褪色的档案要及时修复和复制发现重大问题及时向主管领导汇报并采取措施予以处理。
• 6 库房内安置温湿度计每周定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间相对湿度应控制在45-60之间。管理人员要有库房温湿度记录掌握温湿度变化情况并进行分析制定管理计划。
• 7 库房内禁止吸烟、生火、喝茶倒水严禁将易燃、易爆物品和有害物品带入禁止在光源、电器下堆放档案资料。
• 8 定期检查库房内电源线路、暖气设备及安全设施及时排除各种不利于档案安全管理的隐患。
• 9 档案库房应尽量避免自然光源有外窗的采用窗帘或窗板等遮阳措施。
• 10 档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温等有效的防护措施保证档案安全。
• 11 档案室全体工作人员必须会用现有灭火器灭火器材的放置位置要固定不得随意改动并经常检查完好情况。
• 12 每天下班前应关闭库房门窗切断水、电源进行一次全面安全防火检查确保档案安全。
节假日前应对库房档案现状、安全卫生等情况进行清查并填写清查单节假日后根据具体情况一一核对发现问题及时上报。
• 13 定期打扫库房卫生保持库内及周围环境卫生不得堆放与档案无关的物品。
目前项目部资料管理的情况及注意事项
篇三：档案编号几位数
2020年 第01期兰台内外档案文化 价值传承干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保密，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。档案号编制是众多管理环节的重要基础环节，是档案管理科学化、规范化的重要基础。随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案号的编号方法在实际工作中经历了磨炼，二到三种方法在不同归档材料中交错使用，日积月累的积累了一些经验，探讨一套适合本单位人事档案号的编号方法。一、人事档号编号方法实践初期90年代中期，计算机还不普及，工作人员的计算机操作水平不高或不懂操作，人事档案号的编号工作都是手工编号和查找，每新建立一卷干部职工档案，就在档案号登记本编一个流水号，作为这名干部职工在单位的唯一人事档案号码。干部职工在单位成长过程中形成的历史记录材料，如履历类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务（职称）、党、团类材料、工资、任免、出国和会议代表类材料等。在以上每一份材料收集回来归档时，编上一个号码，每一份材料就能对号入座放进干部职工的档案里。这是档案流水编号法，此种方法可以使档案在档案架或柜排放的稳定，不用经常挪动位置，减少档案损坏、错放。但随着单位干部职工人员增多，超过一百人以上，流水编号方法检索慢、工作量大的缺点就暴露出来。二、人事档号编号方法实践中期进入90年代后期，档案工作人员计算机操作水平的提高，以及一些人事管理软件的开发利用。流水号编号从纸质手工的编号到用办公软件记录，档案材料归档时用计算机检索能快速查找，提高工作效率，节省时间，多份档案材料收集集中归档，减少档案归档次数。当由肇庆市计划生育局申报立项，委托珠海玛克科技有限公司开发的计划生育信息管理系统，在肇庆市市直机关事业单位从2008年开始应用。计划生育信息管理系统录入每个干部职工的个人基本信息、配偶情况、子女情况等。此软件在应用的过程中，发现每个干部职工的编号沿用干部职工的工号作为计生档案资料编号，减少一人多号。以利用工号作为计生档案纸质材料的编号，给计生档案材料的收集、整理、归档带来了便利，计生档案查阅时检索快捷、准确，便于利用，提高管理水平和开发利用频率。计生档案材料用工号作为编号的方法使档案工作的管理水平提高了一个新高度。档案材料的编号扩散到工资表、考核表、职称表、聘用表等用工号编号，有些材料在干部职工手中时可以自写编号，大大提高了编号的效率，减少了档案工作人员的工作量。三、人事档案号编号方法实践转折提升期单位人员类型分编制内和编制外，编制内人员的人事档案在单位妥善保管，有严格的管理制度，编制外人员以散件形式零星的摆放着，利用时难查找、费时，管理不科学。针对此情况，结合计划生育信息管理系统计生档案工号作为档案材料编号的方法，决定建立编外人员人事档案卷宗，用工号作为在单位形成人事档案卷宗的编号。工号是在单位工作人员管理中赋予每一位工作人员一个号码，工号的构成是先由三位数开始编号，001、002……流水编号法。此号码表示该工作人员在单位工作期间唯一的号码，工号具备唯一性，不论是新增人员，还是辞职、调动、退休等减员人员的号码不重复使用。辞职、调动人员办理离开手续后，工号同时废除；退休人员办理退休手续，其人事档案转入退休档案库，工号在退休档案库中继续使用，从在职人员中删除。沿用计算机中电子表格建立的编外人员的基本信息，形成了一个数据库，并以此作为检索工具。收集、人事档案整理中档案号编号方法的探讨文/刘金凤摘 要：随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了提供基础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。关键词：人事档案整理；档案号；编号方法作者简介：刘金凤（1975－），女，大专，档案馆员，研究方向：档案管理。
412020年 第01期
兰台内外档案文化 价值传承整理齐全编外人员人事档案材料，编写档案袋并编号，将人事档案材料归档，编外人员人事档案库建立起来。大大提高了编外人员人事档案利用效率，提升了人事档案的整体管理水平。编内人员还在沿用原有的档案号，怎样与工号整合与过渡，原有档案号与工号的整合过程先做计划方案。第一步，整理编内人员人事档案库的卷宗，编制好每一卷人事档案目录标签，标签内有工号和原有档案号；第二步，按原有档案号顺序贴好档案标签；第二步，按工号顺序抽取档案卷宗摆放；第四步，按工号顺序上架，整理好档案库，并每个档案库编好工号序号目录标签。整合完毕过渡工号一次编号，对新进编制内人员停止原有档案号的编号，人事档案建立用该工作人员工号作为档案号。这样实现了人事管理的资源共享，实行人事档案编号采用工号，人事档案管理的查借阅、归档、转递环节工作效率、速度提高，人事档案管理科学化、信息化得到大大提高。编制内外人员人事档案的档案号用工号，劳务派遣人员的人事档案编号也可以参照工号方法。对劳务派遣人员工号进行编号方法改革，原工号用流水号单一数字编号，为与单位正式员工的工号区分，在流水号前加英文大写L,L0001、L0002……的编号方法。每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗，形成的各类材料收集、分类、编号、整理和归档。这样解决了劳务派遣人员人事档案缺乏科学化、规范化管理的问题，又维护了个人隐私材料以及人事档案的保密性。工号作为用人单位和劳务派遣公司对劳务派遣人员管理的一个符号，两单位之间人事档案材料接收、转递和统计，查阅利用可以用同一号，提高工作效率。2013年12月31日，国家卫生计生委等七部门联合出台了《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》，要求到2015年，各省(区、市)须全面启动住院医师规范化培训工作。医院开展住院医师规范化培训，培训人数遂年递增，此类人员的人事档案管理是一项新增管理工作，培训人员人事档案编号参照工号方法。对培训人员编制工号，以流水号编号为基础，在流水号前加英文大写G，G0001、G0002……的编号方法，每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗。培训人员3至5年内在规培医院形成的各类人事档案材料通过收集整理归档，作为在医院规培期间教育培养、职称晋升聘任、考核、录用等提供依据。四、人事档案号工号编号方法综合利用人事档案号工号编号方法在人事档案管理部门的运用是颇有成效。将此方法扩展到其他部门。如在医院人事以外部门，科教部门职责管理在职人员科研、继续教育、带教等，工号一号多用，凡是在职人员的档案材料收集时，员工自报工号，可以立即编号；按工号顺序排好，可以分类移交到单位内归口科室归档保管。办公室综合档案室保管在职人员专业技术档案，专业技术档案保管了员工的专业人员年度考核表、科研材料、职称晋升材料、发表论文以及继续教育等，以工号作为档案号，在向各类材料形成部门收集时，按工号完成材料编号，节省了综合档案室工作人员编写编号的时间，缩短归档时间，提高工作效率。医院病案信息部门职责管理医院病案，医疗信息系统以工号作为每一名医生的用户帐号，方便医生记忆和行政管理监督，病案信息部门以工号实行病案质控全过程管理，避免姓名相同出现病案质控张冠李戴的现象。后勤部门在派发员工饭卡等福利时，利用工号作为记录每一位员工饭卡编号，节省独自编号时间，提高管理质量和效率。医院党办部门管理医德医风档案以工号为档案编号，每年医德考核表由员工个人填写工号，减少党办工作人员编写工号的时间。医院财务部门管理在职人员养老保险手册以工号为手册编号，方便查阅利用时查找。人事档案号工号编号方法延伸扩展应用，达到了一种号码最大限度的资源共享。五、结束语2018年11月20日起施行的《干部人事档案工作条例》第二十条要求， 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、信息开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了基础数据，为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。参考文献：[1]陆勇敏.现代人事档案管理编号方法-档案流水编号法简介[J].浙江档案，1998[2]明文梅.创新人事档案编号方法-职工号编号法[J].兰台世界，2012[3]张秀芹.高校人事档案编号方法之探讨[J].青春岁月，2010[4]叶幼霞.福建省分布式档案网站系统的优点与不足[J].兰台世界，2011 [5]陈伟欢.几种讲解形式之利弊观[A].浙江省博物馆学会2004年学术研讨会文集[C].2004[6]李 刚，卫 国.DG-4光学透明胶粘剂——在文物保护与修复中的应用[A].文物保护与修复纪实——第八届全国考古与文物保护（化学）学术会议论文集[C].2004[7]胡小雨.关于档案网站建设问题的思考[A].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].2002（作者单位：肇庆市第二人民医院）
篇四：档案编号几位数
iddot;口二 作研 究·飞 圣, ,安l试制一撑:案~的 分 辑 典 撑 髓⋯的犷榻尸 卜口 ! 习:革 英_ 丫管 月兰卜一5 0 一7 0 年代,我 国 在 档 案 分 类 研 究 中,重 档 案分 类,疏 于 档号 编制,对 档号 编 制 的研 究 很 少 涉 及,真 正 比 较 重 视 档号编制 研 究,还是 8 0 年 代 以 来 的 事情。由 于 对档 号 编 制 的 研 究 起 步较晚.积 累 的 经验材料 也 不多,研 究 不深 入,以 致 目 前 在档 号 编 制 实 践 中还 存 在不 少 问 题。从 理论 上和实 践 上解 决 档号编 制的 问 题,对 于 档 案的管 理、检索 和 利用,都是 有积极意义 的。当 前 在档 号 编 制 上 存 在 的 主 要 问 题 有 以 下 几 个方 面:一、先 编档 号,后 分类档 案 的分 类 与 档 号 的编 制,是 同 一工作 的 两 个方 面。档案馆、档 案 室 在 对档 案的形成 规律 及 其特 点进 行 充 分 研 究,拟定 了 分类方 案 之 后,就 必须确定档号编 制 的 原 则 和 方 法,并在 档 案 分类 之 后 随 即 填 写档 号,以 巩 固 分 类 成果,便 于 档 案 的管 理、检 索 和利用。但是,在 档 案 工 作 实 践 中,先 编 档 号、后 对档 案 进行 分 类 的 现象 还 不 少。其表 现主 要 有 两 种:第 一,先 编 全 宗 号,然后 再把 有 密 切 联系 的 各 个全 宗 的 档 案组 成 全 宗 群,排放 在 同 一个 或 相邻 的 库房 或 柜 架 里。例 如,先编1号( 中共 x x县 委)、2号( XX县 人 民 政府 夕、3号( xx县 总 工 会)、4 号 ( X X县 工 业 局)、5号( x x县农 牧 局 )、6号 (x x县 团委 )、7 号 ( x 只 县 商业 局 )、8 号 ( x 只县 妇 联),然 后再 分别 把z号、3号、6号、s号 和2 号、4 号、5 号、7号 全 宗分 别 组 成两 个 全 宗群。这样 先 编 全 宗号、 后 划分 全宗群 的做 法,不 仅使 同 一 全 宗群 的全 宗号互 不衔 接,不 同 全 宗 群 的全 宗号 相 互交错,而 且 从 全宗 号上 全然 反 映不出 全 宗 与 全 宗群 之 间的 联 系。根据立档 单 位 的性 质或职 能,将性 质或 职 能相近 的 立 档 单位 形成的 档 案 全宗 组 成一个 系 统,形成 一个全 宗 群,是 对 馆( 室 ) 藏档 案 进 行分 类 的 一种 方 法,全 宗 号 的编 制原 则和 方 法,应 当在 全 宗 群 划 分 方 案确 定之后才能确定,并先给 每 个全 宗 群 编制 一 个 代号,然后在全 宗群 内给 每 个 全宗 编顺序 号,才能准 确地反 映 全宗 群 与 全 宗群,全 宗群 与全宗、 全 宗 与全宗之 间的 关系.便 于 档 案 的 管理 和 开发利用。《 档 案著 录规 则 》 规定,档 号 由全 宗号、目 录 号、案卷 号 和页 ( 件 ) 号组 成,《 文 书 档 案案卷格 式 》规 定“案卷 封 面档 号 由 全 宗号、目 录号、案 卷 号 组 成”,在按 上述 方 法编 制 档号 时,如果给每个全 宗 群 编 一个独 立 的 代 号,档号就与 《 档 案著 录 规 划 》 规 定的 档号由 四 个 部 分 组成 和 《 文 书 档 案案 卷 格式 》 规定的案卷 封 面 档号 由 三 个 部分 组 成不符,解 决的办 法 是 不 给全 宗 群 以 独 立 的 代 号。江苏 省吴 县档 案馆 全宗 群 号、全宗 号 的编制 方 法是 由 四 位数 组成,前 两 位数 代 表 全 宗 群,后 两 位数代 表 全 宗,如“0 0 0 1” 号 的前 两个“ 。
” 是党群全 宗 群的编号 ,后面的“0 1” 是 中共 昊县 县委档 案全宗的编 号。这种 编 号方 法,既 反 映 了 全 宗群与 全 宗 之 间的 关 系,又 遵 循 了国 家 技 术监 督部 门 关 于 档号 编 制 标 准 的 规 定.可资借 鉴。第 二,先 编案卷 号,后划 分 类 目。同 一 全宗 的 档案,或 者 全宗 内某 一 类 目 的档案,一 律按 自 然 数 列 连续编案 卷号 ( 大 流 水 编号),是 目 前 不 少档 案 部 门的共 同做法。为了 使 卷 脊 容 易打 号 和 案 卷 目 录 不至因太 厚 而 不 便 干 使 用.案 卷号 编 到 一 定 数 目 ( 如规 定 不超过 三 位 数,极数 为 9 99 等 ) 后,就 重新开 始,按 同 一方 法 继 续编 案卷号。这 样,类 目 的 设 置就 不 是 按 照 档案 的形 成 规律 和 特点 分类 的产 物,而 是 案 卷 编 号 导致 的 结 果。采取此 种 编 号 方 法,同 类 型 档 案 的类 目 号互 不 相 干,不 同类 型 档 案的 类 目 号相 互 交错,反映 不出 各类 目 之 间的关 系,也 不 便 于 档案 的 管 理 和 开发利用。例 如,全 宗 内的 档 案 先按 文书、 科技 、 会 计分为3类.然后 把 文 书 档 案 分 为 永 久、长 期、短 期3类,科技 档 案 分 为 基 本 建 设、设 备2 类,会 计 档案 分 为 会 计凭证、会 计 帐 薄、 会计 报 表3类,各 类 目 号分 别 编 为一1 7一
1 号 ( 文 书档 案永 久 )、2 号 ( 文书 档 案长 期 )、3 号 ( 文书 档 案 短 期 )、4 号( 基 本 建 设 档 案)、5 号 ( 设 备档案 )、6 号 ( 会 计凭 证 )、7 号 ( 会 计帐 簿 ) 和 8 号 ( 会 计报 表 ),待 各 类 档案的 案卷 增 加 到 特 定 数量 后,又 分设 类 目,并 依 次编号 为9号 ( 文 书档 案 永 久 )、1 0 号( 会 计凭证 )、1 1号 ( 文 书档案 长 期)、1 2 号 ( 文 书 档 案永 久 》· ·⋯。全 宗内档案先编 案 卷 号,然后 以 案 卷 数量 的 多 少 决 定 是 否增 设 类 目,采取 这 种编 制 档 号 的方 法所造 成的 不 便 档 案 的 保 管 和 开 发 利 用 的后果,比 先编 全 宗 号、后划 分全 宗 群 尤 甚,切 不可 采 用。二、不 完 整,不 配 套.反映 不 出档 案 的 分 类 体 系在 保 管若干全 宗 的 档 案 馆 里,档 案须 由 全宗 号、目 录号、案卷 号、卷 内 文 件 页 ( 件 ) 号 组成;在 只 保 管一 个全宗 的 档 案 室 里,档号 须 由 目 录 号、案 卷 号、卷内 文 件页 ( 件 ) 号 或 分类号、项 目 代号、案 卷号、卷 内文 件 页 ( 件 ) 号组 成,缺 少 其中任 何 一 个号,档号都不完整。若 不 遵 守 档 号 必须完 整 的 规 则,如 只 编案 卷号和 卷 内文 件页 ( 件 ) 号,在馆 ( 室) 藏 档 案 有 多 个 全宗、全 宗 内 档 案 分 为 若 干个 类 目 的 情 况下,档号 不 仅 不能 成 为 有 效 地管理档 案 的 工 具,而 且 必然 造 成 档 案检索 工 具 因 档 号 不完整,而使 其检索 性 能 失 灵。然而,档 号 不 完 整 的 现象在 现 实 的 档 案 管 理 工 作 中 却相 当 严 重,不 少 档案馆 ( 室 ) 有 相 当 数 量的档 案 案卷封面 只 编 案 卷 号,或 者 只 编全 宗号 和 案卷 号,不编 目录 号。有 个 市 级档 案 室,有数 十 个 全 宗,因 对 如 何 划分 全宗 举棋 不 定,案 卷封 面均 未 编 全 宗号.所 有 档 案虽 然都编 制 了 文 件 级 卡 片 目 录,却 不 敢对 卡 片进 行科 学的 分类,因 而不 能 使其 发挥应 有 的 作 用。档 号 不完 整,必 然 造 成档 号不配套。这是 因 为,全 宗号、目 录 号、案 卷 号、 卷 内文件 页( 件 ) 号 四 者,是层 层 相 属的 关 系,档 号 残 缺 不全,就割裂 了 它 们 之 间的 这 种 关 系,就 不“成 龙 配 套”,准 确 地反 映各 部分 档案 在分类体 系中 的 位置。造 成档号 不 配套 的另 外 一个 原 因,是档 号编 制方 法 不 科 学.这种情 况.当 前 主要 反 映在 类 目 的编 号上。在全宗 内的 档 案 划 分 为若干 类 目 的 情 况 下,有 两 种 类 目 编号方 法 造 成 了 档 号的不 配套:第一,只 编 一 级 类 目 号,不 编 二 级 及 其 以 下 类 目号。X县 人 民 银行 档 案 室 将全 部档 案分 为文书 档 案、科技 档 案 和 会 计档 案3 个 一 级 类 目,文 书 档 案 分 为永 久、长 期、短 期3 个 二 级类 目,科技 档案 分 为 基 本一1 8一建 设、设备2 个 二级类 目,会 计 档 案 分 为 会 计凭 证、会 计 帐簿、会 计 报表3 个二 级类 目,却 只 给3 个 一级类 目 分别为1、2、3 号,8 个二 级 类 目 均 未 编号,而 案卷 却是 按二 级 类 目 分 别 排 列 编 号 的,同 一 级 类 目 号与 案卷 号 之 间 有 一 档号 断 层,使1号 ( 文 书档 案 ) 和3 号 ( 会计 档 案 ) 目 录内 分别 有 3 组重 复 的 案 卷 号,2号 ( 科技档 案 ) 目 录有2 组重复的案卷 号。第 二,只 编 末级类 目 号,不 编 上 属 类 目 号。此种编制 目 录号 的 方 法及 其弊 端,前 述 先编档 号 后 分 类中 的“第 二” 中 已 经述及, 此处 不 再赘述。三、 档号 虽 完 整,但 不能 反 映类 目之 间 的 关 系编 制档号,必 须反 映 类 目之 间的 关 系,这 是 编制档 号 的 一条 重要原 则。当 前,不 符 合此原 则 的 编 制 方法有两种:第 一,档 号 不完 整、不配 套,某 一个 或某几 个 层次的 类 目 不编号,档号有断 层。上 述 在 同 一 全宗 内 只编一级类 目 号 和 只 编末 级 类 目 号,均 属 此。第二,各层 次、各 类 目 各 自编 号,但 互 不 相 干.例如:1文书档 案1永 久2长 期3短 期2科技 档 案1基 本 建 设档 案2设备 档 案3会 计档 案1会 计 凭证2会 计 帐 簿3会 计报表虽然 各 个 层 次 的 每 个 类 目 都编 了 号,但 因 编 号 人 无反 映类 目 之 间的 关 系 的 意 识.如 此 编 制 的 类 目 号,一旦 脱离 了 分类 表 ( 或 方 案 ),单 从类 目 编 号 上 就 反 映不 出 类 目 之 间 的 关 系,在档 案的 管 理 和 开 发 利 用 中就不 能 有 效 地发 挥 作用。例 如, 案 卷 封 面 和卷 脊 上 的目 录 号 只 有 一 栏,若 只 填 一 级 类 目 的1、2、3 号,1号和3 号 就 分别 有 3 组 重 复 的案 卷 号,2号就 有2组重复 的案卷 号:若 只 填二 级类 目 号,同 一 全 宗 内 就有3 个 1 号 类 目和 2 个 2号 类 目,会给 档 案 管 理 和开发带来许多 麻烦。
要反映 类目 之间的 关 系,正 确 的编号 方 法 应 当 是:
1文书 档 案1.1永 久1.2长期1.3短期2科 技档 案. 2 1基本 建设 档 案. 2 2设备 档 案3会计 档 案. 3 1会计 凭证. 3 2会 计 帐 簿. 3 3会计 报 表一些 档 案 机 构 在 因 立档 单 位 的基 本 职能发生重大 变 化需 要 采取新 的 分 类 方 案,或者 因 执 行上 级 颁发的标准 必 须采 用 新 的 分 类 方 案 时,由 于 不 熟 悉 档号 的编 制 规 则,也采用 了 不 能 反 映 类 目 之 间 的 关 系的编 号方 法.例 如, 某厂 档 案 室 原 有全部档 案 分 为文书 档案、科 技 档 案、 会 计档案、声 像档 案4个 一 级 类目,分 别 编 为1、2、3、4号,因 执 行 企 业 档 案 分 类 标准,1 9 9 3年 以 后 的 档 案 分 为 党 群 工作、 行政 管理 、生产 技术管 理、生 产经 营、 基本 建设、产 品、设 备、 科学研 究、会 计、人 事等 1 0个一级 类 目,给 这 1 0 个 类 目分 别 编制了1、2、3、. 4· ·⋯ 1 0号。这 样,便 有4个重 复的 类 目 号,单从类 目 号 上 也 反映 不出 某个 类 目 号 是哪 个阶段 的。要 把 两 次分类 的 类 目 号 区 别 开来,从 类目 号 上准确 地 反映 各 类 目 在 分 类 体 系 中 的 位 置,其实 并 不 难,只 要 在 第 二 次分类 的一 级 类 目 号前 加 上标 识 号就够 了。例如,将 上述 执行 新 分 类标 准后 的各一 级 类 目 顺 序 号前 加 一 个“o ”,将 它 们变 为 0 1、0 2、。
3、0 . 4· ·⋯ 0 1。,就 不 会 与 执 行新标 准 前 的 类 目 号重复 了。四、编号 不 科学,无类 目 添加 的 灵 活 性有 无 类 目 添 加 的灵 活 性,首先 是 由 分 类 方 案 科学 与 否 决 定 的.但是,在 科 学 的 分 类方 案 已 经确定 的情 况 下,类 目 编号 不 科 学.也 会 影 响 类 目 添 加 的 灵 活性。当 前,影 响 类 目 添 加 的 灵 活 性 编号 方法 有 两种:第 一,同级 类 目 按 自 然 数 列 连 续 编 号.例 如,一个全 宗的 档 案 分 为 文书 档 案、科技档 案、会 计 档 案3个 一级类 目,文 书 档 案 又 分 为 永 久、长 期、短期3 个二 级类 目,科 技 档 案 又 分 为 基本 建 设、设备2 个二 级类 目,会计 档 案 又 分 为会计 凭证、会 计 帐簿、会计报表、将 上 述8个二 级类 目 分 别 编 为1、2、. 3· ·⋯ 8 号,其 间 不 留 空 号 的 编号 方 法,就 是 同 级类 目 按 自然 数列 连续编号 法。
此 种编号 方 法,未 给 添 加 类 目 留 一点余 地.第二,同 级类 目 按 自然 数 列 连 续编 号,各 类 目 之间 预 留空 号。
这 种 编号方 法有类 目 添 加 的 余地,但 无添 加 类 目 的 灵 活 性。
这是因 为,预 留 空 号 的 前 提 是对日 后 各 类 档 案形成数 量的准确 预 测.由 于 社 会 类 活动 的 复杂 多 变,要真 正 做 到准确预 测 是难 上 加 难 的,这就 会 产 生预 留 号 不 是 多了、 就 是 少 了的问题,致 使有的 类 目 预 留空 号 不 足用.有 的 类 目 预 留 空 号 又 有余的 问 题。问 题还 不 只 此。这 同 前 一种编 号 方 法 一样,都不 能 反 映 类 目 之 间的 关 系。五、 对档号编制 的 概 念 不 十 分明 确,在档 号 中插人 形 成 档 案 的 年 号档 号 是根 据档 案 分 类 所 设 类 目 及 其 体 系 编 制的,不 是 档 案 原件 上 原有 的。形 成档 案 的 年 号 是 档 案原 件 上 原 有 的,不 存 在 编 年号 的 问 题。
类目 号中是 否可 以 插入 年 号,要视具 体情况 而 定。凡 档 案 的 某 个 层次是按年 度 分 类 的,用年 号代 替 这 一 层 次 的 档 号 编制时, 应将年号放 入 类 目 编号 的适 当 位置; 反 之,则不 能 将年号作档号并插 人 类 目 号 中。当 前 存 在 的 问题 还 是 后 者,档 案本 来未按年 度 分 类,却 把 年号 作 类目 号 用。如:X 沐·X X·X X X X- -一 X X案卷 号案 形 成 年 号项 目 代 号分 类 号六、案卷 目录 号 与类目 编 号 各 搞 一 套案卷 目 录号 与类 目 编 号 的 关 系,及 案 卷 目 录号与 类 目 编 号 不 一 致 的成 因 与弊端,林 清 澄 同志 在 《 目录 号 应与类 目 标识号 一 致 》 一 文 ( 载 《 档 案 》 1 9 9 3 年第3 期 ) 中 已 作 详 述,此 处 不 再 重 复。档 案 分 类 与 档号编 制 是 密切联 系、 不可分 割的,档 案的 分 类 是 编制档 号 的 前 提 和 基 础,档 号 的 编 制必 须 正 确 反 映 档 案 分 类 原 则、 体 系,揭 示 类 目 之 间的关 系,巩 固 分 类 的 成 果。只 有 从档 案科 学 分 类 的 实 际出 发,科 学 地 编制 和理顺 档 号,才 能 为 档 案 的 管 理、检 索、利用 创造 良 好 的 条 件.( 作 者 单 位:忻 州 地 区 人民 医 院 大 同市 城 区 档案 局 ) 本 栏 责 编:巨 屏l 9
篇五：档案编号几位数
档文件整理规则》《照片档案管理规范》成都市档案局馆室业务指导处米亮电话：87320716市级机关档案交流QQ群：
119092943
第一部分：
归档文件整理规则《归档文件整理规则》 于2000年12月6日发布。《规则》 共分5个部分：
范围、 定义、整理原则、 质量要求、 整理方法。
一、 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。原则和方法。本标准适用于各级机关、 团体和其他社会组织。
二、 定义（一）
归档文件立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕、 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。材料（二）
归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、 编号、 编目、 装盒， 使之有序化的过程。
（三）
件“件” 是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件， 正文与附件为一件， 原件与复制件为件转发文与被转发文为一件， 转发文与被转发文为一件， 报表、名册、 图册等一册（本）
为一件。
来文与复文可为一件。件报表
1、 文件的正本与定稿定稿， 又称原稿， 是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿， 是印制正本的依据。正本， 是根据定稿印制的、 用于向外发出的正式文本。
一般来说， 文件正本与定稿为一件。
定稿过厚不易装订的， 也可单独作为一件。2、 正文与附件附件是指属于正文之后的其它文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料， 如附带的图表、 统计数字等， 正文与附件为一件， 如果附件量太多或者太厚不易装订， 也可各为一件。
3、 正文与文件处理单文件在运转过程中， 一般都有文件处理单或者拟办单，有的还附有领导批示的签批条， 这些表单真实地记录了文件的形成、 办理过程、 是归档文件不可分割的重要组成部分， 应与文件作为一件。4、 原件与复制件复制件应与原件作为一件。
例如有的文件是传真件、铅笔或圆珠笔等书写， 应复制后与原件作为一件保存。5、 报表、 图册、 名册由于内容相对独立完整， 具有成套性， 应一册（本）作为一件。
6、 转发文与被转发文两者是一个文件的两个部分， 前者往往包括贯彻意见和执行要求， 后者是具体内容， 应作为一件。7、 来文与复文四川省档案局《关于施行《归档文件整理规则》 和几点意见中作出了统一规定：
来文与复文各作为一件处理。点意见中作出了统规定：
来文与复文各作为件处理。这里需要注意的是， “为一件” 是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
三、 整理原则整理原则：遵循文件的形成规律， 保持文件之间的有机联遵循文件的形成规律， 保持文件之间的有机联系， 区分不同价值， 便于保管和利用。
四、 质量要求归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、 纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。
归档文件的整理有六个步骤：
装订、分类、 排列、 编号、 编目、 装盒。五、 整理方法
（一）
装订归档文件应按件装订。
装订时， 正本在前， 定稿在后； 正文在前， 附件在后； 原件在前， 复制件在后； 转发文在前， 被转发文在后。归档文件归档文件一般采用左侧装订， 将左、 下侧对齐, 用缝纫机在文件左侧居中装订线处轧边， 较厚用缝纫机在文件左侧居中装订线处轧边， 较厚的文件， 可采用“三孔一线” 的方法装订。
装订时的文件， 可采用“三孔一线” 的方法装订。
装订时不能压字， 如装订线处有字迹， 应做加边处理后再不能压字， 如装订线处有字迹， 应做加边处理后再装订。装订。般采用左侧装订将左下侧对
（二）
分类归档文件的分类， 是指全宗内归档文件的实体分类。
同一个全宗应保持分类方案的稳定。四川省档案局规定， 我省可采用以下三种分类法：1、 保管期限——年度分类法2、 保管期限——年度——机构分类法3、 保管期限——年度——问题分类法
目前， 成都市采用了以下两种分类法：1、 “保管期限—年度” 分类法2、 “保管期限—年度—机构” 分类法什么叫“保管期限—年度” 分类法？先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类。什么叫“保管期限—年度—机构” 分类法？先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下按机构分类， 此种分类法适合档案数量特别多的单位。
如何正确判断文件日期1、 文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征， 包括成文日期、 签发日期、 批准日期、 会议通过日期、 公布日期、 发文和收文日期等等。
分年度时， 一般来说应以文件签发日期（即落款日期）
为准， 据以判定文件所属年度。
例如2014年形成的《2014——2015年工作规划》， 应归入2014年度； 2014年形成的《2013年度工作总结》 ， 应归入2014年； 2013年制定， 2014年生效的法律法规， 应归入2013年。
2、 跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动， 如召开会议、 处理案件等等， 可能会跨年度形成文件这样的文件往往统件。
这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度, 会议文件就归在会议闭幕年度。在办结年度归档
3、 几份文件作为一件时， “件” 的日期。按照《规则》 规定， 不只是单份文件，正本与定稿、 原件与复制件、 转发文与被转发文等也作为一件， 这时判定“件” 的日期， 应以装订时排在前面的文件的日期为准。
4、 文件没有标注日期。此类情况常见于内部文件（白头文件）， 需要分析文件内容、 制成材料、 格式、 字体以及各种标识通过对照等手段来考证和体以及各种标识， 通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期， 并据以按年度合理归类。
（三）
排列归档文件应在分类方案的最低一级类目按事由结合时间内， 按事由结合时间、 重要程度等排列。会议文件、 统计报表等成套性文件可集中排列。内重要程度等排列
（四）
编号归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号， 并以归档章的形式在归档文件上注明。
通过编号， 使归档文件在全宗的位置得以确定， 并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件及将来查找利用时的实体存取提供条件。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、 年度、 保管期限、 件号等必备项， 并可设置机构（问题）
等选择项。
1、 全宗号：
档案馆给立档单位编制的代号。2、年度：
文件形成年度， 以四位阿拉伯数字标注公元纪年， 如 2013。3、保管期限：
归档文件保管期限。
填写：
永久、 30年、 10年。4、 机构（问题）
：
作为分类方案类目的机构（问题）
名称或规范化简称。
5、 件号件号即文件的排列顺序号， 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号的编制方法为：
在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
举例（1）
：采用“保管期限——年度——机构” 分类法， 室编件号应在同一保管期限、 同一年度的同一机构内从“1”（机构是指的内设机构）比如：市档案局办公室2013年形成永久档案5盒。第1盒有5份文件， 件号就是1、 2、 3、 4、 5，第2盒有6份文件， 件号就是6、 7、 8、 9、 10、 11假设2013年永久共形成100份文件， 件号就编到100。假设2013年永久共形成100份文件， 件号就编到100。开始逐件流水编号。市档案局馆室业务指导处2013年形成永久档案3盒，第1盒有7份文件， 件号就是1、 2、 3、 4、 5、 6、 7，第2盒有5份文件， 件号就是8、 9、 10、 11、 122013年永久共形成50份文件， 件号就编到50。30年和10年保管期限的归档文件编号的方法同永久一样。
编号后， 各个机构在同一年度内， 都会形成三个不同保管期限的流水件号。
举例（2）采用“保管期限——年度” 分类法， 室编件号应在同一保管期限、 同一年度内从“1”开始逐件流水编号。比如：市档案局2013年形成永久档案50盒。第1盒有5份文件第1盒有5份文件， 件号就是1、 2、 3、 4、 5，第2盒有6份文件， 件号就是6、 7、 8、 9、 10、 11假设2013年全局的永久共形成300份文件， 件号就从1编到300。件号就是1234530年和10年的归档文件编号方法同永久一样。
编号后， 市档案局2013年就会形成三个不同保管期限的流水件号。
编号的必备项目必备项目包括全宗号、 年度、 保管期限和件号。编号的选择项目由于分类方法和管理要求的不同， 机由于分类方法和管理要求的不同， 机关档案部门在编号时可能需要设置一些必备项以外的项目， 以满足整理工作的需要或细化归档文件管理方式。
《规则》 列出的选择项为机构（问题）
项。
6、 盖章（1）
归档章项目及填写方法归档章的项目设置与编号项目相同， 包括全宗号、 年度、 保管期限和件号等必备项目， 以及机构（问题）
等选择项目。
(2)
归档章格式归档章规格为长45mm， 宽16mm， 分为均匀的六格。（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）
（3）
盖章位置在文件首页上端的空白位置加盖归档章。
成都市统一 盖在文件首页左上角。
如果有领导批示等占用了左上角可将归档章盖在首页的其它示等占用了左上角， 可将归档章盖在首页的其它空白位置， 但以上端为宜。
（五）
编目《规则》 规定：“归档文件应依据分类方案和室编件号顺归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”。“归档文件应逐件编目”。
1、 归档文件目录格式（A4纸）归档文件目录件号责任者文 号题名日 期页 数 备 注060—永久2001 —0001件号责任者文 号题名日 期页 数备 注060—永久2001 办公室—0001归档文件目 录
2、 归档文件目录项目（1）
件号：
填写室编件号。（2）责任者：
制发文件的组织或个人， 即文件的发文机关或署名者。（3）
文号：
即文件的发文字号。（4）
题名: 文件标题。
没有标题或标题不规范的， 可自拟标题外加“[ ] ” 号自拟标题， 外加“[ ] ” 号。（5）
日期：
文件的形成时间（落款日期）
， 以8位阿拉伯数字标注年月日， 如 20130909。（6）
页数：
每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。（7）
备注：
注释文件需说明的情况。
归档文件目录封面式样归档文件目录*全宗名称年*年*保管期限*机构（问题）度度
（六）
装盒归档文件装盒包括：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、 盒脊及备考表项目。
1、 装盒要求：（1）
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。（2）
不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。分机构问题时（3）
分机构（问题）
时， 不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。（4）
应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒， 尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体， 站立放置时不至于使文件弯曲受损。不同机构问题
2、 档案盒档案盒封面应表明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mmX220mm（长X宽）
， 盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、 30mm、 40mm等。档案盒应根据摆放方式的不同档案盒应根据摆放方式的不同， 在盒脊或底边设置全宗号、 年度、 保管期限、 起止件号、 盒号等必备项， 并可设置机构（问题）等选择项。在盒脊或档案盒应采用无酸纸制作。
3、 档案盒封面档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称）
， 下加双横线全宗名称在制作档案盒时可先行印制横线。
全宗名称在制作档案盒时可先行印制， 也可刻章用蓝色印泥盖。
4、 档案盒盒脊项目档案盒盒脊应根据摆放方式的不同， 在盒脊或底边设置检索项， 包括全宗号、 年度、 保管期限、 机构（问题）
、 起止件号和盒号等。
成都市x x局0602013永久档档案案盒盒式式样样及及封封封封面面和和脊脊背背的的拟拟写 写0602013永久办公室办公室11121121－ 112112
5、 备考表备考表置于盒内文件之后， 项目包括盒内文件情况说明、 整理人、 检查人和日期。盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、 修改、 补充移出销毁等情充、 移出、 销毁等情况。整理人：
负责整理归档文件的人员姓名。检查人：
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：
归档文件整理完备的日期。备考表盒内文件情况说明整理人：检查人：年月日
补充2个内容：1、 档号及档号的格式（1）
档号：即档案的编号。
档号是档案室在整理和即档案的编号档号是档案室在整理和保管档案的过程中， 为固定档案文件及其保管单位的位置和迅速查寻档案原件而编制的一种档案标识代号。
（2）
成都市级机关的文书档案档号格式主要有以下两种：a、 全宗号—保管期限年度—盒号—件号；b全宗号保管期限年度机构b、 全宗号—保管期限年度机构—盒号—件号；盒号件号因件号系自动生成， 编制档号时， 手工编制只需编制至盒号。
以未划分机构为例：002—永久2001—0001002—永久2001—0002002—永久2002—0003以划分了机构为例：002—永久2001办公室—0001002—永久2001办公室—0002002—永久2001馆室处—0003002—永久2001法规处—0004002—永久2002办公室—0005永久办公室
2、 盒号档案盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水编制， 四川省目前要求：
以千位数为限混年编制， 几年一断号。
第二部分：
照片档案管理规范本规范属于中华人民共和国国家标准。于2002年12月4日发布， 2003年5月1日实施， 从实施之日起代替GB/T11821-1989《照片档案管理规范》 。本标准适用于各级各类档案室、 档案馆的照片档案管理。
一、 定义照片档案：国家机构、 社会组织或个人在社会活...
篇六：档案编号几位数
IS 系统报告 系统分析：(一) 需求分析: 我国医院的信息处理基本上还停留在手工方式， 劳动强度大且工作效率低，医师护士和管理人员的大量时间都消耗在事务性工作上， 致使"人不能尽其才"；病人排队等候时间长， 辗转过程多， 影响医院的秩序； 病案、 临床检验、 病理检查等许多宝贵的数据资料的检索十分费事甚至难以实现； 对这些资料深入的统计分析手工方式无法进行， 不能充分为医学科研利用； 在经济管理上也因而存在漏、跑、 错费现象； 医院物资管理由于信息不准确， 家底不明， 积压浪费， 以致"物不能尽其用"。
开发 HIS 是解决上述问题的有效途径。
HIS 系统的有效运行， 将提高医院各项工作的效率和质量， 促进医学科研、 教学； 减轻各类事务性工作的劳动强度， 使他们腾出更多的精力和时间来服务于病人； 改善经营管理， 堵塞漏洞， 保证病人和医院的经济利益； 为医院创造经济效益。
完整的 HIS 系统实现了信息的全过程追踪和动态管理， 从而做到简化患者的诊疗过程， 优化就诊环境， 改变目前排队多、 等候时间长、 秩序混乱的局面。
如目前多数医院就诊必须经过挂号、 等候病历、 划价、 收费、 取药或治疗一系列过程， 一个患者少则排 3 次队， 多则 5、 6 次， 用于过程性的时间最少在 1 个小时以上， 若实施 HIS 以后， 每个病人用于诊疗的中间过程性时间会大幅度减少； 假定一家医院门诊人次为 2000 人次/天， 年门诊 250 天， 每人少花费半小时， 则日节约 1000 小时， 一年节约 36 万小时， 其产生的社会效益和间接经济效益是明显的。同时 HIS 的实施也强化了医院内部管理， 降低了医护人员的工作强度和时间，伪、 冒、 漏现象可以解决， 也加速了资金周转和减少药品、 器械等物资积压。
据估计如果全国有 2000 家医院应用 HIS， 每年每所医院增收节支、 加速资金回笼和周转、 堵漏、 减少物资积压的回收资金方面的效益按 20 万元估计的话(实际比这高) ， 则年效益估计为 40 亿元， 十分可观。
但这往往不被人所认识。
当然建立HIS 更主要的还在于它对医院管理、 医疗质量和医学研究的长期效应带来的综合效益。
因此 HIS 的投资一般需做基础性投资， 诚如任何机构的统计部门那样， 它是花钱的部门， 但其重要性是公认的， 投资也是必须的。
HIS 的效益远远超出医院本身， 因为完整的病人医学记录是医学研究的重要信息资源， 这类资源在手工
作业环境下， 大部分被抛弃了 (二) 结构体系分析: 微机网络加文件服务器系统可以说是当今中国医院信息系统体系结构的主流选择。
中国医院计算机应用经历了单微机单任务， 多微机多任务进入到微机网络的文件服务器阶段， 应该承认是有了很大的进步。
微机网络支持分布式处理，而且直接继承了 PC 系统的全部优点， 用户可以充分使用自己的 CPU 的同时又可以共享昂贵的外部设备， 海量外存器， 激光打印机及绘图仪， 亦能实现多用户的数据共享。
实际上， 已有一些中、 小型的医院在这样体系结构基础上成功地部分实现了 HMIS。
但是这样的系统也许可以承担大型医院部门一级(例如财务处、 人事处或病人入、 出院管理等) 的信息管理任务， 但此类结构的先天不足会使其难以担负起建立整个医院完整的信息系统的重任。
这是因为：
通常此类系统均不是建立在真正 RDBMSServer 之上， xbase 一类的"大众"数据库系统无法为开发者和用户提供完整的关系数据库管理服务， 像数据库管理员(DBA) 、 数据字典(DDL) 、 数据库结构化查询语言(SQL) 、 数据的完整一致性与保密性保证， 支持多任务、 多线索(Multithreaded) ， 联机事务处理控制(OLTP) ，查询优化， StoredProcedure 及 Trigger 的能力。
文件服务器(Server) 负责应答用户端计算机(工作站) 有关数据存取的需求，但它往往是以简单的文件方式：
用对单一文件加锁、 解锁方式实现共享， 用传输整个文件的方式提供服务。
这不但给 LAN 增加了不必要的流通负担， 同时也没能充分发挥后台服务器 CPU 的能力， 工作站仍然承担全部所需处理， 和单个微机情况相同。
这就是为什么人们亦把文件 Server 叫做 Client-based 计算机的原因。
在这样的体系结构下， 如果设计者为减轻网络的通讯负担和加强数据的安全性， 采用数据物理上分布于不同 Client 端的方法， 那将为系统的设计与实现，数据完整一致性的保证， 满足高层用户对各类数据的综合查询与辅助决策， 多个用户对彼此间数据的共享与同步更新带来无穷的麻烦。
(三)
网络选择方案分析 完整的医院信息系统依赖于覆盖全院的计算机网络系统的支撑。
当前选择网络系统时应该着重考虑的因素有：
网络数据传输速度有时也称为网络的带宽， 是指单位时间可以通过网络传送的数据量， 例如有 10MB/秒， 21MB/秒， 100MB/秒， 111MB/秒等不同的规格。
医
院信息系统如果仅容纳几十台微机， 并且是以传送数字、 文字信息为主， 极少传送图象信息， 那么可以考虑选择仅支持 10MB/秒的传输速度的网络。
如果医院信息系统拟包含一百台到几百台微机， 即使它仍然是以传递数字、文字信息为主， 偶尔传递静态图象（CT 片、 X 光片等）， 亦应该考虑建立主干网达 100MB/秒以上， 工作站速率为 10MB/秒的交换以太网。
主干网较高的传输速率可以解决客户机/服务器体系结构中服务器与网络数据交换的瓶颈问题。
如果某些工作站是以处理图象为主要任务， 例如放射科的影像工作站， 病房的读片工作站等， 则应该考虑不仅主干网， 而且这些工作站也应能直接以 100MB/秒以上的速率与服务器进行数据交换.
(四) 功能分析。
1.门诊挂号 全面完善的日常挂号窗口业务功能； 根据院情设置专家、 专科及挂号收费标准；初诊时确定病人门诊号， 此门诊号终身使用， 复诊时输入门诊号调用病人信息；支持医保 IC 卡和条码挂号， 支持专家的限号和限时挂号， 支持病人选医生挂号；挂号费日结， 便于挂号费上缴对帐， 自动产生会计凭证供财务系统使用。
2. 病案管理 完成病案录入、 借出和归还登记以及相关的业务的统计和分析等； 病案信息病号基本信息、 诊断及在院变化情况、 手术及产婴情况、 费用情况四方面； 如使用了AnyiHIS 住院系统， 可直接将病人信息导入本系统， 大大减少录入工作量； 统计查询包括病案查询、 病案借阅查询、 手术统计、 医疗质量统计等。
3.药房管理 支持中西药库或多药库分库管理； 实现与住院药房、 门诊药房的实时传输， 药房向药库领药实现无纸操作， 药房与药库库存自动增加和减少； 具有药品会计功能，药品属性可根据国家对药品价格的规定进行多种设置， 设定固定价、 高低限价和可变价等； 具有药品单价调整、 调价损益、 药品价格分析、 发票管理、 应付帐款处理、 会计期月结及多种统计报表等功能， 支持货位管理， 药品盘点可按货位进行， 提高工作效率。
4. 住院管理 完成录入病历首页的基本数据， 可使用 IC 卡读取病人基本信息， 完成收/退押金、催交押金等业务， 产生押金凭证供财务系统使用。
支持中途结算， 提前结算， 挂帐结算和专项药品收费及专项检查收费， 打印病人的费用清单和医嘱明细， 每日收费汇总供财务系统使用， 通过定义实现医保、 职工、 公费等复杂的费用处理，以适应需求的变化； 通过接口的方式跟当地的社保局进行数据交换， 以适应不同的社保政策。
提供直观、 生动的床位病人一浏表， 使护士能够对病人情况全局掌握， 提供床位管理功能， 提供接近于传统医嘱书写风格的医嘱编辑界面， 长期医嘱、 临时医嘱与医技项目在一屏， 一目了然， 产生病人一日费用清单， 护士不用转抄医嘱、 书写各种执行单、 领药单， 提高了工作效率， 护士在日常操作中可随时监控病人的消耗费用、 押金余额情况， 并根据设置的报警值进行提示。
5. 查询管理 可供院领导和职能科室使用， 通过权限的定义来确定角色可执行的功能， 可对综合信息、 住院、 门诊、 药品等信息、 各类统计与分析报表进行查询， 报表内容、算法、 数量可设置和增减， 对各类信息及时汇总与反馈， 对历史数据和同类科室数据的对比分析， 为科学决策提供了基本依据。
病人看病流程
数据流程泡泡图
病历和缴费存储 医院挂号系统设计阶段：
鉴于规划和设计部分系统过大， 本人时间和精力有限， 无法在短期内完成， 所以决定现在只设计和实现其中的一部分。
（一）
数据库部分的设计：
医院挂号系统是一个可以让病人上网挂号并查询记录的系统， 为了简化系统的复杂度， 特做了如下假设：
1．
诊室资料是给定的， 不可新增； 诊室资料只包含两项：
诊室编号和诊室名称。
2．
医生的资料是给定的， 不可新增； 医生资料只包含两项：
医生编号和医生名称。
3．
可新增病人资料； 病人资料只包含两项； 病人编号和病人名字。
可新增挂号资料； 挂号资料包含几项：
挂号编号、 病人编号、 病人名字、 诊室编号、 诊室名字、 医生编号、 医生名字。
挂号时， 一旦某病人选择了某诊室与某个医生， 则系统将根据该诊室与该医生自动配置对应的编号。
有了以上的假设， 应该要有以下这些档案：
: 诊室档：
用来提供诊室资料， 档案的每一行应该包含两个档位：
诊室编号和诊室名称。
例如：
subjects.log: 1
外科
2
内科
3
精神科 4
妇科 5
儿科
病人档: 用来提供病人资料， 档案的每一行应包含两个栏目: 病人编号和病人名字。
patients.log: 001
徐少敏 002
向虎 003
左自璇
004
王卫
005
李福春 006
杨灿 007
方中木
医生档：
用来提供医生资料。
档案的每一行应该包含两个档位：
医生编号和医生名字。
doctors.log: 001
陶卉 002
笪静 003
胡芬 004
徐少敏 005
王卫
挂号档: 用来提供挂号资料， 档案的每一行应包含几个栏目: 挂号编号、 病人编号、 病人名字、 诊室编号、 诊室名称、 医生编号、 医生名字
reports.log: 001 001 徐少敏 006 外科 006 田学军 002 002 向虎 002 儿科 002 笪静 003 003 左自璇 001 妇科 001 陶卉 为了处理这些复杂的资料， 我们定义了六种结构来处理资料与资料之间的复杂关系
1． 储存资料的的资料结构（SUBJECT）
:
SUBJECT 栏目意义 诊室编号 int id 诊室名称 char name[80]
2．
生资料的资料结构（DOCTOR）
:
DOCTOR 栏目意义 医生编号 int id 医生名字 char name[80]
3． 储存药物资料的资料结构（MEDICINE）
:
MEDICINE 栏目意义 药物编号 int id 药物名称 char name[80]
4．
比对资料的资料结构（MATCH）
:
MATCH 栏目意义 比对编号 int id 诊室编号 int subject_id 医生编号 int doctor_id 药物编号 int medicine_id
5． 储存病人资料的资料结构（PATIENT）
:
PATIENT 栏目意义 病人编号 int id 病人名称 char name[80] 栏目名称 栏目名称 栏目名称 栏目名称 栏目名称
6． 储存挂号资料的资料结构（REPORT）
:
REPORT 栏目意义 栏目名称 挂号编号 病人编号 病人名称 诊室编号 诊室名称 医生编号 医生名称 药物编号 药物名称 挂号日期 int id int patient_id char patient_name[80] int subject_id char subject_name[80] int doctor_id char doctor_name[80] int medicine_id char medicine_name[80] char date[80]
（二）
功能设计 全面完善的日常挂号窗口业务功能； 初诊时确定病人所挂编号， 复诊时输入此编号调用病人信息； 支持病人选医生挂号； 可以载入病人挂号信息， 包括病人的编号和名称等。
病人可以根据所挂编号， 病人名称等来查询所挂诊室的编号， 诊室的医生及医生编号。
以此来提高医院的工作效率。
（三）
操作界面设计：
篇七：档案编号几位数
势下档案资源管理服务 水利工程纸质档案分类与编号体系 贵州省水利投资（集团）有限责任公司蔡书 摘要近年来，国家大幅度投资新建水利工程建设项目，高效的工 程建设任务势必要求工程项目档案工作高效踉进a按照工程挡案集中统一 管理的原项目法人需要制定一系列挡案管理制度，以统一规范整个项 _目的挡案管理工作0其中，工程档案的分类与编号是保证项目輕案宪整 性、准确性和系统性的重要条件之一。本文分析了水利工裎纸质挡案分类 与编号的特点，并介绍了笔者通过考察学习大型水利工程的分类与编号方 案，以及结合自身实际工作絰验构思的一套水利工涯挡案“三级”分类与 编等体系d 关键词水利工程纸质挡案分类编号 水利工程档案是指水利工程在前期、实施、凌工验收等各建设阶段过 程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。虽然新型载体的档案数量湿著增长，但纸质档案在工程建设项目档案中仍 然占主要地位。在:C程立项审批、招投标、签订合同、验收等建设和管理 过程中，提供审查和利用的档案主要是纸质档案（本文以下所述的档案均 指水利工程纸质档案）, 近年来，贵州省加大投资新建水利工程，尤其是中小型水源工程，尤 如雨后.春笋，以每年大约30个项目的速度递增，工期〒般为3至5年。高 效的工程建设任务势必要求项目档案管理工作高效跟进=> 由于水利3：程建设项目档案工作涉及面较广，各参建单位的档案工作 人员业务水平参差不齐，受条件艰苦、待遇不高等原因影响，很多施工单 位档案员或资料员流动性较大，极大地影垧了水利工程建设项目档案管理 工作的稳定开展。项目法人需要制定一系列的档案管理制度或办法来统一 238管理®
新形势下档案资源管理服务 规范整个项目的档案管理工作，确保参建各方归档移交时档案整编质量符 合集中统一管理的要求。其中，科学地制定档案的分类与编号体系是保证 项目档案完整性、准确性和系统性的k个重要条件，也是工程建设档案管 理制度的一个核心内容。每一个水利工程建设项目应该建立一套独立和完 整的分类与编号体系，既要涵盖整个项目的归档范围，又要层次分明，条 理清晰，尽量筒单明了，方便查找利用& 1水利工程建设项目档案分类与编号特点 建立一套科学、完整的档案分类与编#体系，是进行项目档案整编工 作时首要环节a有了科学合理的分类方案与档号编制，才能高效有序地对 项目文件进行分类整理和立卷归档。项目档案分类与编号体系应该具备以 下几个特点a 1.1 完整性 分类与编号体系连赏整个水利工程项目档案的始终，其归档范围包括 工程的勘测、规划、立项、审批等前期以及实施、竣工验收等各建设阶段 过程中形成的，具有保存价值的各类材料，通过分类与编号把它们区分和 结合后，才能完成整编归档任务。
1- 2独立性 水利工程建设项目的档案编号与该工程的项巨号、合同号是不同的编 号体系，有的建设单位想把项目号、合同号与裆案号混合成一体进行编 每，这是不可取的，也是不现实的。因为它们体现的重点不同，要反映出 的内容也不尽相同，可以相互参考，但不可能混同使用 1.3系统性 分类与编号是按照水利工程建设过程中形成文件的规律、内容、特点 以及相互间的联系，将形成文件分成一定的类别并进行编号，从而使项目 挡案与编号形成一个有有机联系、符合逻辑并便于保管和提供利用的结构 体系。
2项目档案旳分类 水利工程项目档案分类是依据一定的标准，按照项目档案的来源、时 239管理M
新形势下档案资源管理服务 间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分并组成一定的 体系6 分类是进行档案整理的首要环节。根据工程从最初的立项审批到最后 的凌工验收的不同阶段，水利工鞋建设项目档案可分成六个大类，即：综 合、设计、施工、监理、运行（包含试运行）、竣工验收。档案人员平时 在收集文件时，就可以按照这六个大类对文件材料进行大致分类存放，待 整理组卷时再细划。
按照工程项目不同的建设和管理阶段，将文件分成6个大类后，根据 合同工程或单位«划分出属类，苒以问题特征分出小类（见"AAA水利 工程文件材料分类与编号表”)。属类和小类可以根据水利工程中各合同工 程所形成的文件材料来进行灵活分类。
3项目档案的编号 档案编号是由代字和代号组成，代字使用汉语拼音字母，代夸使用阿 拉伯数字。档号编制力求简明，不能过于复杂繁琐。
尽管每_个水利工程项目的档案编号是单独的，但它的立项审批、施 工建设、竣工验收等过程是一致的。笔者通过考察学习一些大型水利J�程 的分类与编号方案，结合自身实际工作经验，构思了一套水利工程档案 “三级”分类与编号体系，希望能为水利工程挡案工作初学者较快、较易 地掌握档案整编工作起到提示和帮助作用。下面以“AAA水利工程”为 例，按“项S代字一类别号（即：大类号+属类号+小类号〕一流水号” 三级分类法对文件材料进行分类与编晕。
AAA水利工程文件材料分类与编号表 项_ 代宇 域号 属类号（含标段号）
小类号 流水号 AAA 1-综合 1.前期文件 1.规划报告书；2.勘测 设计任务书；3.项目建议 书；4.可行性研究报吿等 附國及报批文件，…… 1、2、…… (下同）
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新形势下档案资源管理服务 项目 代学 大类号 属类号（.含标段号）
小类号 (续表) 流水I AAA 1建设管理文件 1.赓鸶安全管理；2.大 事记；3.计划、总结、会 议纪要，…… 3.各标段招投标 文件 1.招标文件；2.投标书； 3.资格预审；4.招标情 况报告，…… 综合 各标段合同文件 1.谈判纪要；2.合同审 批；3.合同书、合：同变 更等々 5-专项、专题文件 1.移民；2.环保；3.水 保；4.实验’….… 其他 综合 1-初步设计报告书及其报 批文件；2.大事ig; 3.会 议纪棄，… 2-基础材料 2.设计 1-地质5 2-侧纛§ 3.化 验、试验；4.水文；5.气 象’ 3.技术、施工图 设计 L技术设计及批复; 施工面设计及批复 设计评价、鉴定 5.其他 设计评价、鉴定及审批 文件 24管理篇
新形势下档案资源管理服务 (续表) 项霄 代寧 大类号 属类号（含标段号）
小类号 流水号 1.开3：报告、工程技术要 求、技术交底、阁纸会审 纪要等文件材料；2.施a i 方案、计划、措施、工艺 3.施工 水源工程、渠道工 程、机电工程、水 保环保工程、临时 工程等各标段的施 工建设和管理 等；3.材料质毚鉴定、试 验报告等；4.工栽更改洽 商单；5.设计变更通知； 6.施定位、施3：记录 等；7.质量评定、.验收记 录等；8.安全生产、,事故 调查处理等：；9.设备仪器 弃箱验收与安装检测调试 等；10.竣工报告、讓工 验收报告、竣;！画， AAA 各：！程标段的质 t施工方案报审材料及监 理审批意见；1安全技术 措施方案审枇、錄监理巡 视艇廣量勉事故调衰 处理报告;.3. ：!•_工报 验材料、工寝骚收记录、实1 程施_阶段质量评估报告 4.监理 囊、資全、进度、 投资等管理和控制 等；4.施工进度计划报审 材料及审批意见、施工进度 计划、施工变更批复意见 等；5. j完成工藉量报审 表、.月_付款报窜表、j支付 汇总表6.监理月报、 来住文件、減纪要、监理 242管理_
新形势下档案资源管理服务 (续表.) 项a 代字 大类号 属类.（含标段号）
小类号 流水咢 AAA 5.运行 (包含试 运行）
运行管理、检测和 记录 1-.生产管理、.技术责任制 度、安全操作规裎等；1 施工分析报告、运行记 m-, 3.工业：环保、 續防运行检测记录 等’…… AAA 6.竣:H 验收 S,竣；X验收报告；2.,萬 程设计总结、施工总结、 监理总结；3.各专项验收 审批文件；4.竣工骑收会 议文件；5，签寧验收备 案文件，…… 类别号是根据各工程建设阶段产生的文件材料，由不同的问题组合而 成，是识别各类案卷的关键点。类别号包含了‘工程建设管理及设计、施 工、监理、项目标段号等多个内容，根据这些内容把类别号这一级分成3 段或4段。以下举例说明 例H水源工程第3标招标文件案卷编号 AAA-1.3.SYC3.1-1�2、3… ^流水号 >类别号 >项目代字 243管理M 注：SYC3指工程的标段号，即水源工程第3标。
新形势下档案资源管理服务 例二：总干渠工程第5标施工类工程开;I：报告、技术要求等案卷编号 AAA-4.ZGC5.2-1�2、3... >流水号 >类别号 >项目代字 注：ZGC5栺工程的标段号，即总干渠工程第5标。
运用”三级”分类与编号体系，不同的水利工巷第一级项目代字自然 不同。第二级中“大类号"可以相同，因为水利工程都要经过前斯立项审 批阶段，设计、施；监理建设阶段，以及工程建成后试运行、缓工验收 阶段；属类和小类则灵活运用，根据项目标段划分和所形成的文件类别的 多少等情况进行分类和依次编号9第三级是流水号’ 一卷一个号 每个水利工程档案的分类与编号标准都会因其工程项目内容或建设规 模大小的不同而有所区别。在编制档案分类与编号时，应按照水利工程项 目挡案集中统一管理的要求，结合工程建设实际，综合考虑工程建设管理 方面，设计、施:£、监理、验收等建设过程中以及建成后运行管理所产生 的文件材料的性质、专业和类别等情况。科学的分类与编号体系，有助于 档案工作者在收集和整编归案时事半功倍，反之，档案整编工作会极为繁 锁和复杂。
参考文献 玉显静.水电建设工程项目档案实用手册[ M ] . 北京：中国电力出 服社，2011. 244管理_
