随着我国市场经济的进一步发展以及企业的逐步成熟壮大，秘书已经成为当今企业管理工作中不可缺少的组成部分。因此，本文着力探讨了现代企业秘书应具备的知识结构这一问题，并以众多学科为例，从多角度进行全方位地论述，希望能为企业秘书提供一个科学的求学范围与模式。
一、现代企业秘书概述
现代企业秘书与传统意义上单纯从事文字整理、文件处理的秘书有着本质的区别。企业秘书是指在企业经营和日常活动中，直接协助企业领导综合处理各种事务的工作人员。他们的作用用四个字就可概括，即参谋助手。他们是上情下达、下情上达的纽带，是帮助企业领导者处理日益频繁的经营管理事务的得力助手，是为领导出谋划策的“辅政大臣”。因此，从企业秘书现阶段的工作和目标上看，企业秘书所从事的秘书工作，归纳起来主要有八项：1、领导的日程管理；2、日常生活的照顾；3、环境、设备的整理准备；4、会议、会晤的服务工作；5、接待、交际；6、文书制作、处理；7、信息的收集、加工、贮存与检索；8、突发事件的处理。
二、基础知识结构
基础知识是指作为一个企业秘书所必须具备的最起码的知识面。我认为应包括自然科学知识和社会科学知识两方面。
1、自然科学基础知识。自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等。这些常识企业秘书都应掌握。据有关研究表示，数学学得好的人智商都很高。因此，在对秘书工作的研究和实践当中，人们也开始认识到数学方法论的巨大作用，如辅助决策中的对策论和运筹学方法，经济分析中的抽象方法和定量化方法，市场预测中的坐标象限方法及导数概念的运用，公文研究中的模型方法，等等。同数学一样，其它自然科学如生物、天文和地理等，企业秘书也都不能忽视。如企业秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。
2、社会科学基础知识。社会科学知识如历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识、心理学等等，秘书人员都要对此有基本了解。不但要了解自己学科的发展历程，也要懂得中外文明演进的历程，有利于我们借鉴历史经验，能使我们避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上，能使我们在创造现实的活动中变得更加聪明，更加理智。另一方面是历史中，尤其是我国历史中所弘扬的传统美德，对企业秘书人员良好美德的形成也有极大的塑造作用。不管是“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”的情怀，还是“天下兴亡，匹夫有责”的气概、“苟利国家生死以，岂因祸福避趋之”的思想，都为秘书人员奠定了人格基础。秘书人员对祖国的社会发展变化历史，对几千年形成的璀璨文化，以及从中形成和发展起来的伟大的思想和社会的重大变革都应有大体的认识，才能在工作上维护祖国的利益，发扬民族传统，继承正确的思想。当然，在我们打开世界之窗放眼世界时，企业秘书也要对世界几千年的历史文化，特别是对主要往来国家的历史变迁，民族文化的形成有大致了解。这样才能准确把握不同国家的特点，对秘书的工作有相当大的补益。
《秘书与哲学》的作者郭建庆同志的一句话说得好：“每一个追求智慧的人都要学习哲学，向哲学要智慧。”所以，哲学理论对企业秘书来说也是必须具备的。哲学理论直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，企业秘书才能树立正确的观念，从而正确的摆正自己的位置。可见，哲学理论不但对企业秘书非常重要，对于任何一个想要好好生存的人来说也是必不可少的。
企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。
总之，现代企业秘书的工作涉及生产经营管理、工艺美术、工商、金融、税务、法律、外事等领域，这也是企业适应市场对秘书人员的客观要求。上述知识领域，对于政府部门的秘书人员来说只要了解和掌握一门或两门就足以胜任本职工作，这与政府本身的职能相关连。但企业的秘书则必须全面了解，广泛涉猎，有条件的话，还要精通一部分或者全面精通。也就是说，企业秘书应该是数理化、文史哲样样通，就是做不到样样通，也必须样样懂。当然，因为企业性质不同，对秘书要求样样精、样样通未免近于苛刻，有些领域做到粗通或者略知就可以了。
三、专业知识结构
秘书人员的专业知识可分为两大部分。第一部分是秘书专业的基础知识。第二部分是秘书所在行业的行业专业知识。
1、专业基础知识。秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。秘书学是主要研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。内容一般包括：秘书部门的职责范围、任务要求、机构体制；秘书工作的实践经验和工作方法、指导理论；秘书人员的思想修养、知识结构和各种能力的要求；古今中外秘书工作的发展史；秘书学其它相关学科的关系；秘书工作的改革和未来发展方向等。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，企业秘书必须掌握秘书学。
写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。他们不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要，可以说写作学在秘书专业的基础知识中占有很大的份量。古今中外大凡优秀的秘书工作者一般都具有较高的书面表达能力。
信息学就是能把信息意识和信息技术授予企业秘书人员的学科。它包括有关信息的搜集、筛选、存储、提取、综合分析处理、利用、反馈以及网络化服务方面的知识。企业秘书人员的信息意识包含要素有：信息需求目的意识、信息内容意识、信息源意识、信息渠道意识、信息服务项目意识、信息质量意识和信息障碍认知意识。与此同时，企业秘书人员还要在不断地学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术。四川省某企业调研秘书吉广林在《秘书》杂志上发表的《网络，助我一臂之力》一文中曾说：“网络的速度优势能为调研秘书提供第一手资料。网络的丰富信息是调研秘书的‘图书馆’、‘资料室’。”而他利用信息化工具所取得的成就也是有目共睹的：他所在的钢铁企业，因为他们这几个调研秘书的重要辅助作用，跟踪和了解了世界钢铁市场的竞争形势，企业效益逐年提升，形势一片大好，他们几个的薪金也一升再升。
公共关系学是一门具有应用性、综合性、交叉性和边缘性的独立的学科，是公共关系实践活动的反映。研究对象是公共关系活动现象及其内在规律，内容包括公共关系理论、公共关系业务和公共关系史三大块。文秘工作中的公关职能是要妥善处理组织内外人与人之间的各种关系。作为组织形象代表的文秘人员在从事公关活动时，要与公众进行交流，把自已所在组织、企业的政策想法进行有计划的广泛的传播，以取得公众的合作。同时，还要将公众有关态度的信息及时反馈回组织，使组织能够根据公众的意见完善或调整自己的计划，以树立良好的形象，顺利实现自己的目标，获得最佳的经济效益。企业秘书人员在公关活动中还扮演着顾问的角色，他要向组织提出自己的意见和建议。一句话，文秘工作的公关活动的职能就是：塑造形象、沟通信息、协调关系、咨询建议，参与突发事件的处理。所以说，企业秘书人员开展公共关系工作的好坏，将直接影响到企业在公众心目中的形象和企业的计划是否切实可行。
除了以上专业知识外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是企业秘书人员的知识结构中不可缺少的。文书学是研究文书和文书工作的内容、一般规律和基本原则、方法的一门学科。主要内容包括现行文书的性质、特点、作用、种类、体式和撰写要求；文书工作的规律、原则、制度和方法；文书和文书工作的产生、发展，中外文书史；文书处理的现代化手段等。可见，从中可以学到文书的管理方法、处理方法等，具有很强的实践功能。而档案学则专门阐述档案的形成、作用、收集、鉴别、整理、加工及利用，对于秘书人员处理好文件的签收、保存、发送等工作具有很好的功效。逻辑学是指研究人的思维形式、思维方式，以提高思辨能力、逻辑水平的知识。要求企业秘书人员掌握逻辑学，不但要求他们学会运用逻辑表达，还要求他们学会用逻辑去思考。速记是一种快速记录的方式，秘书人员能通过这种方式提高工作效率。外语，尤其英语是秘书人员必须熟练掌握的专业基础知识。无论是在与外宾交谈、阅读外来文件，还是在使用电脑的过程中都会用到英语，掌握英语的高低程度有时是竞争上岗的重要条件。因此，企业秘书人员必须具备大学英语四级以上水平，并能熟练地进行应用。
2、行业专业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业专业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。它包括本企业的生产、销售概况，人事变动情况，以及本企业在同行中的地位、作用，最重要的是本企业所从事的行业基本常识，比如说在从事服装经营的企业中就职，就得掌握服饰学、美学等知识。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。目前一些国家秘书职业的永业化特点，就是因为秘书的第二专业知识已成为其谋职的重要因素。企业秘书工作不能“一俊遮百丑”，光会打字不行，光会写作不行，光能言会道也不行，还要熟稔本企业的行业专业知识，具备综合素质。因此，可以说单纯的秘书工作是不存在的。行行有秘书，行行秘书需要有本行业的专业知识。这一点，企业秘书必须加以重视。
以上就是对企业秘书在现今应具备的知识结构的概括论述。有人会认为秘书是人人都可做、人人都能做的大众职业，在西方人眼里，秘书的典型对象曾是身着黑色短裙、脚登高跟鞋，坐在老板膝头上的年轻漂亮的女郎。但是随着社会的进步，时代的发展，人们的观念也应有所变化，秘书一职现已是西方最受欢迎和尊重的职业。秘书的职能也在不断扩大和更新。因此，对于非秘书人员来说，要想成为一名优秀的秘书，单凭学校正规教育是不够的；而已为秘书者，生存在以追求经济效益为主的企业中，就更应该不断完善自我，以期适应经济发展的需要。而完善自我就要把握好企业秘书所具备的知识结构，在基础和专业知识上加深加固，把握好“三化”(即规范化、制度化、科学化)和“四个转变”(即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务)，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，把生命中最宝贵的青春年华奉献给社会上最默默无闻的事业。职位不高，却要付出超长艰辛；名声不显，却在各行各业发挥着重要作用。相信每一个成功的秘书人员都会感慨：只有辛劳的双手才能撑起自己的一片天空。
(作者单位：中山大学)
